Erfolgreiche Vertretung braucht einen Plan
Wer auf Urlaub geht oder krankheitsbedingt das Bett hüten muss, sollte nach der Rückkehr in den Betrieb nicht mit liegen gebliebener Arbeit zugeschüttet werden. Dem vorzubeugen liegt in der eigenen wie auch in der gesamtbetrieblichen Verantwortung.
Auch wenn man selbst anderer Meinung sein mag: Im Arbeitsalltag ist niemand unersetzbar. Das zeigt sich spätestens im Fall einer nicht planbaren Dienstverhinderung - etwa durch Krankheit oder familiäre Verpflichtungen -, wenn der geschäftliche Betrieb von den übrigen Mitarbeitenden ganz einfach am Laufen gehalten werden muss. Selbstverständlich bedeutet das nicht, dass jemand nicht abgeht. Und genau deshalb sollte im Unternehmen für alle Fälle vorgesorgt sein - ob Urlaub, Krankheit oder sonstige Abwesenheit.
Planen, was planbar ist
Ausreichende personelle Ressourcen sicherzustellen - und dabei geht es längst noch nicht um eine „Überbesetzung“ - gehört wohl zu den besten Managementleistungen, wenn es um das Wohl der Mitarbeitenden und die Vorsorge für Krankheitsausfälle geht. Aber auch die Dienstnehmerinnen und Dienstnehmer dazu anzuhalten, in der Auftragsbearbeitung für Kunden gezielt Zeitpuffer für unvorhersehbare interne Entwicklungen einzuplanen, fällt in den Bereich dieser Vorsorge. Wenn die persönliche Verhinderung zumindest nicht direkt vor der Deadline auftritt, haben die Kollegen mehr Spielraum in der Übernahme der jeweiligen Aufgaben. Nicht extra zu betonen ist wohl, dass Urlaube und andere, keine Spontaneität erfordernde Abwesenheiten, im Interesse des gesamten Teams frühzeitig geplant und mit allen zuarbeitenden Abteilungen abgesprochen werden müssen.
Neuverteilung und Prioritätensetzung
Regelmäßige Team-Meetings dienen dazu, einander über aktuelle Tätigkeiten auf dem Laufenden zu halten. Mit einem Protokoll sollten diese Besprechungen zumindest skizzenhaft festgehalten werden. Zudem sollte geklärt sein, welche Kollegin, welcher Kollege jemanden in dessen unerwarteter Abwesenheit vertritt, und wie diese Verantwortung mit den jeweils eigenen Aufgaben koordiniert werden kann. Ein plötzlicher 200-prozentiger Einsatz wird weder zeitlich noch energetisch möglich sein. Wenn geklärt ist, welche Aufgaben im schlimmsten Fall liegen bleiben können, darf daraus nicht abgeleitet werden, dass diese tage- oder wochenlang den Schreibtisch der Abwesenden füllen. Sollte sich eine solche Entwicklung abzeichnen, darf durchaus Rat beim Vorgesetzten eingeholt werden.
Wissensmanagement
Um fremde Aufgaben rasch übernehmen oder umplanen zu können, empfiehlt es sich außerdem, im Team eine fachgerechte Ablage zu definieren - am gemeinsamen Datenserver genau so wie für allfällige „Hard copys“. Denn egal, ob man bereits seit längerem mit einer Aufgabe beschäftigt ist, oder sehr kurzfristig in diesen „Genuss“ kommt: Nur ein möglichst umfassender Wissenstand der Dienstnehmer führt zum bestmöglichen Ergebnis für das Unternehmen und dessen Kunden.