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Nein zu Smartphone, Tablet & Co. im Meeting

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10. März 2016
Smartphones und Tablets in Meetings?
Warum Smartphones und Tablets in einem Meeting zum Störenfried werden und wie Sie richtig mit den Kommunikationsmitteln umgehen, erfahren Sie hier.
Smartphones und Tablets haben unseren Alltag revolutioniert und auch die Businesswelt auf den Kopf gestellt. Plötzlich ist jeder Mitarbeiter jederzeit erreichbar, kann E-Mails direkt aufs Handy empfangen oder selbst in der Mittagspause multitasken. Doch sind Smartphone und Tablet wirklich immer so gute Begleiter? Oder werden Sie in wichtigen Meetings nicht auch schnell zum Störenfried? So finden Sie den richtigen Umgang mit den elektronischen Kommunikationsmitteln in Ihrem Meeting.


-von Content-Service by co2-kommunikation.ch -

Die ständige Erreichbarkeit via Smartphone und Tablet hat sich auch im Arbeitsalltag mittlerweile fest etabliert. Sie gehört schon beinahe zum guten Ton, denn wer wichtig ist, wird schliesslich gebraucht und muss daher jederzeit angerufen werden können oder seine E-Mails checken. Doch vor wenigen Jahren ging es doch auch noch ohne und so gehen mit dieser neuartigen Entwicklung auch immer mehr Kritiker einher. Ist es wirklich nötig, jederzeit erreichbar zu sein? Gerade im Meeting werden die piependen Tablets oder vibrierenden Smartphones nämlich schnell zum echten Störenfried. Doch können Sie von den Meetingteilnehmern wirklich verlangen, ihre Handys auszuschalten? Oder wie gehen Sie am besten mit den modernen Kommunikationsmitteln um?


Smartphones und Tablets im Meeting – ja oder nein?

Laut einer aktuellen Arbeitsmarktstudie empfinden 40 Prozent der HR-Manager mobile Kommunikationsmittel im Meeting als störend. Sie fordern daher, diese zukünftig in Besprechungen schlichtweg zu verbieten. Ähnlich wie im Kino oder Theater, sollen die Smartphones und Tablets entweder lautlos oder ausgeschaltet werden. Und das ist eine durchaus berechtigte Forderung! Wer das Smartphone auf dem Tisch platziert strahlt nämlich nicht nur Desinteresse aus, er stört auch die anderen Teilnehmer spätestens dann, wenn sich das mobile Endgerät bemerkbar macht oder die Besprechung gar wegen einem Telefonat unterbrochen werden muss. Für viele Manager ist es deshalb bereits eine Frage der Etikette, das Smartphone oder Tablet nicht mit ins Meeting zu bringen. Doch können Sie das von Ihren Mitarbeitern überhaupt so direkt einfordern?


Kürzere, aber konzentriertere Meetings

Ja, denn mobile Endgeräte stören die Konzentration aller Teilnehmer an einem Meeting. Dadurch ist es weniger produktiv und dauert länger. Wer also auf Smartphone, Tablet & Co in der Besprechung verzichtet, kann konzentrierter arbeiten und ist schneller fertig – und damit auch wieder erreichbar. Sie als Initiator einer Besprechung dürfen also Ihre Teilnehmer durchaus darum bitten, mobile Endgeräte auszuschalten oder lautlos in der Tasche zu verstauen. Gerne können Sie die Teilnehmer auch auf die Pause verweisen. Eine halbe Stunde nicht erreichbar zu sein, ist nicht nur absolut möglich, für viele würde das sogar endlich einmal pure Entspannung bedeuten. Und wann könnte die Kreativität besser fliessen?


5 Tipps für effiziente Meetings:
  1. Laden Sie nur diejenigen Mitarbeiter zum Meeting ein, für welche dieses auch wirklich relevant ist. Manager und Angestellte verbringen laut einer aktuellen Umfrage nämlich bis zu 19 Stunden pro Woche in Meetings. Und das obwohl die meisten für sie gar nicht allzu relevant sind. Kein Wunder, dass sie diese Zeit dann effizient fürs Multitasking nutzen möchten. Halten Sie den Teilnehmerkreis deshalb stets so klein wie möglich.
  2. Versenden Sie frühzeitig eine Agenda inklusive der Ziele für das Meeting. So können alle Mitarbeiter vorbereitet erscheinen, effizienter arbeiten und das Meeting auf die minimale Zeit begrenzen.
  3. Legen Sie bei längeren Meetings halbstündige Pausen ein (fünf Minuten sind ausreichend). So können besonders Ungeduldige zumindest alle 30 Minuten ihre E-Mails checken oder ein kurzes Telefonat führen.
  4. Bitten Sie die Meetingteilnehmer mit Verweis auf die Pausen darum, ihre mobilen Endgeräte während des Meetings auszuschalten und nicht sichtbar zu verstauen. Auf dem Tisch haben Smartphones und Tablets während dem Meeting nichts verloren.
  5. Wussten Sie, dass Meetings an einem Stehtisch deutlich kürzer sind als im Sitzen? Und das bei mindestens gleichbleibender Effizienz. Kleine Meetings mit wenigen Teilnehmern sollten Sie deshalb in Zukunft an den Stehtisch verlagern.

Foto: Thinkstock

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