schilling partners ag
Administrative Assistenz 100%
schillingpartners gehört zu den führenden Executive-Search-Unternehmen in der Schweiz. Wir unterstützen Firmen und Organisationen darin, Führungspositionen neu zu besetzen. Durch gezielte Direktansprache finden wir die bestgeeigneten Persönlichkeiten für Verwaltungsrat, Geschäftsleitung und Expertenfunktionen – systematisch, effizient und diskret.
Unsere modernen Büroräumlichkeiten befinden sich im Prime Tower beim Bahnhof Zürich Hardbrücke. Zur Ergänzung unseres engagierten Administrationsteams suchen wir eine/n erfahrene/n
Administrative Assistenz 100%
Sie unterstützen ein Team von zwei bis drei Partnern/Partnerinnen mit folgenden Tätigkeiten:
- Proaktive Erledigung sämtlicher Pendenzen unter Einhaltung der Fristen und rechtzeitige Bereitstellung der Unterlagen
- Vereinbarung und Koordination von Terminen mit Kunden/Kundinnen und Kandidaten/Kandidatinnen
- Erstellung von Offerten und Projekt-Zeitplänen in Absprache mit unseren Kunden
- Effiziente Bearbeitung der Bewerbungseingänge und sorgfältige Aufarbeitung von Unterlagen
- Interviewvorbereitung und -koordination sowie Zusammenstellung von Kandidatendossiers
- Datenverwaltung, -pflege und -administration
- Vorbereitung und Zusammenstellung von Kundenbesuchen
- Versand und Koordination von Mailings
- Planung und Durchführung von Kundenevents
- Gelegentliche Ferienvertretung an der Rezeption
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische oder gleichwertige Grundausbildung
- Muttersprache Deutsch, sehr gute Englischkenntnisse
- Erfahrungen in einer Assistenzfunktion
- Fundierte Kenntnisse der MS-Office-Programme und idealerweise MS Teams/OneNote sowie CRM-Systeme
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren und Prioritäten zu setzen
- Freude am Umgang mit klaren Prozessen und Strukturen
- Diskretion, rasche Auffassungsgabe, Flexibilität, Belastbarkeit und vorausschauende, selbstständige Arbeitsweise
- Starkes Qualitätsbewusstsein sowie ein hohes Mass an Eigeninitiative
Was Sie vorfinden
- Modernste Arbeitsinfrastruktur und ein attraktiver Arbeitsplatz im 20. Stock des Prime Tower
- Einblick in wirtschaftsrelevante Themen und hochvertrauliche Projekte
- Zugehörigkeit zu einem wertschätzenden Team mit einer guten Portion Humor sowie einem starken Zusammenhalt inkl. Teamevents
Nina Kruppe, Head of Administration, freut sich auf die Zustellung Ihrer vollständigen Bewerbungsunterlagen per E-Mail an mit dem Betreff: Referenz A902.