Administrative Assistenz im Departement Mathematik (m/w/d)

Die Mathematik spielt eine wesentliche Rolle in der modernen Wissenschaft und Gesellschaft.

Das Departement Mathematik (D-MATH), mit seinem Standort im historischen Hauptgebäude der ETH Zürich, ist ein international anerkannter Referenzpunkt für mathematische Forschung und Lehre, der Menschen aus allen Bereichen der Mathematik zusammenbringt. 

Für das Sekretariat von Prof. Dr. Mikaela Iacobelli suchen wir eine proaktive, lösungsorientierte und zuverlässige administrative Assistenz, welche Prof. Iacobelli in allen administrativen und organisatorischen Belangen unterstützt.

Die Stelle ist befristet für 2 Jahre mit Option auf Verlängerung und Option auf Übernahme des Sekretariats für weitere Professor:innen einhergehend mit einer entsprechenden Erhöhung des Pensums. 

Der Stellenantritt ist per sofort oder nach Vereinbarung. 

Stellenbeschreibung

Sie führen das Sekretariat der Professur selbstständig, unterstützen Prof. Iacobelli und die weiteren wissenschaftlichen Mitarbeitenden (Doktorierende und Postdoktorierende) in allen administrativen und organisatorischen Belangen und tragen dabei die Verantwortung für reibungslose Abläufe im täglichen Betrieb. Ihr vielfältiges Aufgabenportfolio umfasst insbesondere:

• Allgemeine Sekretariatsarbeiten (Terminkoordination, Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Telefonie, sowie Ablage)
• Organisation von Dienstreisen und Anlässen
• Planung von Konferenzen oder Workshops
• Betreuung von Gästen
• Unterstützung bei Anträgen und der Verwaltung für Forschungsprojekte und Grants
• Administrative Betreuung der Forschungsgruppe
• Bewirtschaftung der finanziellen Mittel der Professur, Verarbeitung von Rechnungen und Spesen

Bei Ihren Tätigkeiten arbeiten Sie eng mit den Sekretariaten der weiteren Professuren sowie mit den zentralen Verwaltungseinheiten im Departement und an der ETH Zürich zusammen.

Profil

Für diese verantwortungsvolle und vielseitige Position bringen Sie idealerweise folgende Ausbildungen, Erfahrungen, Eigenschaften und Kompetenzen mit:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren administrativen Funktion, idealerweise im Hochschulumfeld
• Sie arbeiten sehr selbstständig, strukturiert und zuverlässig, behalten auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick und setzen Prioritäten richtig
• Sie sind dienstleistungsorientiert, diskret und teamfähig
• Dank Ihrer raschen Auffassungsgabe gehen Sie gekonnt mit sehr unterschiedlichen und wechselnden Anforderungen um
• Sie beherrschen die gängigen MS-Office-Programme sehr gut, von Vorteil sind auch Kenntnisse von macOS
• Sie verfügen über stilsicheres Deutsch und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Eigeninitiative, vorausschauendes Arbeiten und ausgeprägtes Organisationstalent runden Ihr Profil ab

Wir bieten

Sie erwartet ein abwechslungsreiches und anspruchsvolles Aufgabengebiet in einer offenen, wertschätzenden und kollegialen Arbeitskultur. Ihr Arbeitsplatz im Campus Zentrum bietet eine moderne Infrastruktur sowie eine hervorragende Anbindung an den öffentlichen Verkehr. Darüber hinaus profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen, darunter Vergünstigungen, wie z.B. für ÖV-Abonnemente und Car-Sharing, ein vielseitiges Sportangebot des ASVZ, verschiedene Angebote zur Kinderbetreuung sowie attraktive Sozial- und Vorsorgeleistungen

Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich und tragen Sie zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft bei, indem Sie reibungslose Rahmenbedinungen für exzellente Forschung und Lehre schaffen

Arbeiten, Lehren und Forschen an der ETH Zürich

Diversität und Nachhaltigkeit sind uns wichtig

Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können. Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert – wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft.

Neugierig? Sind wir auch.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

• Motivationsschreiben
• Lebenslauf
• Zeugnisse und Diplome

Weitere Informationen über das Departement Mathematik finden Sie auf unserer Website. Für Auskünfte steht Ihnen Herr Dr. Roland Prohaska, roland.prohaska@math.ethz.ch (keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfügung.

Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.

Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche Intelligenz durchgeführt wird.

Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich.

Über die ETH Zürich

Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für unsere exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.