Wir suchen eine:n proaktive:n und erfahrene:n , der/die unser dynamisches Business Support-Team verstärkt. In dieser neu geschaffenen Position arbeitest du mit verschiedenen wichtigen Geschäftsbereichen zusammen – darunter Personalwesen, IT, Finanzen, Trading und mehr – und hast die Möglichkeit, umfassende administrative Unterstützung zu leisten und gleichzeitig zur reibungslosen Umsetzung strategischer Initiativen in einem kooperativen und schnelllebigen Umfeld beizutragen

Deine Aufgaben

• Verwaltung komplexer Kalender und Terminplanung für Besprechungen mit mehreren Beteiligten
• Organisation von Reisevorbereitungen, einschließlich Flügen, Unterkünften und Reiseplänen
• Planung und Durchführung interner Veranstaltungen, Workshops und strategischer Geschäftstreffen vom Konzept bis zur Fertigstellung
• Unterstützung bei der Vorbereitung, Korrektur und Einreichung von Dokumenten für den Vorstand und den Verwaltungsrat
• Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen zur Genehmigung und genaue Verwaltung von Spesenabrechnungen
• Administrative Unterstützung für funktionsübergreifende Projekte und Initiativen , Funktion als zuverlässiger Ansprechpartner für die interne Koordination und Nachverfolgung

Dein Profil

• 5–10 Jahre Erfahrung in Führungs- oder Verwaltungsfunktionen
• Fliessende Deutsch- und Englischkenntnisse; Französischkenntnisse sind von Vorteil
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Multitasking-Kompetenz mit der Fähigkeit, Prioritäten effektiv zu setzen
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office-Tools (Excel, Word, PowerPoint, M365)
• Nachweisliche Fähigkeit, selbstständig mit gesundem Urteilsvermögen und Diskretion zu arbeiten
• Anpassungsfähig und leistungsstark in schnelllebigen, sich ständig verändernden Umgebungen
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten mit einer kooperativen und einfühlsamen Herangehensweise

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