Assistant to CEO / Executive Board 60-70% (m/w/d)

DEINE AUFGABEN

• Du unterstützt den CEO sowie das Executive Board bei organisatorischen und administrativen Aufgaben und sorgst dafür, dass alle Abläufe reibungslos funktionieren
• Du koordinierst und führst klassische Assistenzaufgaben für den CEO aus, einschliesslich Administration, Planung und Organisation des Tagesgeschäfts
• Du unterstützt die Bereiche Legal und HR bei administrativen Aufgaben und trägst so zu einer effizienten Arbeitsweise in diesen Abteilungen bei
• Du organisierst Termine, Meetings und Agenden, führst Protokolle und sorgst für einen reibungslosen Ablauf; zudem übernimmst du die Reiseplanung inklusive Visa-Beschaffung
• Du führst selbstständig die Korrespondenz in Deutsch und Englisch mit internen und externen Stakeholdern und vertrittst das Unternehmen dabei professionell nach innen und aussen
• Du übernimmst Übersetzungen oder koordinierst diese mit externen Übersetzungsbüros, um eine einwandfreie Kommunikation zu gewährleisten
• Du organisierst und bereitest Anlässe, Workshops und Fachtagungen vor und stellst sicher, dass alles reibungslos abläuft
• Du erstellst Präsentationen und stellst die interne Kommunikation sicher, damit Informationen jederzeit transparent und zielgerichtet fliessen
• Du arbeitest aktiv in Projekten mit und unterstützt bei der Vertrags- und Markenbewirtschaftung sowie im Kontakt mit Notaren und dem Handelsregister

DEIN PROFIL

• Eine kaufmännische Grundausbildung, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung zur Assistentin bzw. zum Assistenten der Geschäftsleitung mit eidgenössischem Fachausweis
• Mehrjährige Erfahrung (mindestens 5 Jahre) in einer vergleichbaren Position auf C-Level innerhalb eines internationalen Unternehmens, wodurch du die Abläufe und Anforderungen auf diesem Niveau bestens kennst
• Versierter Umgang mit Microsoft Office 365; SAP-Kenntnisse sind von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; jede weitere Sprache ist ein Plus
• Hohe Eigenverantwortung, Proaktivität sowie eine strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise, mit der du auch in hektischen Zeiten den Überblick behältst
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Belastbarkeit in einem schnelllebigen Umfeld
• Eine diskrete, vertrauensvolle und zuverlässige Persönlichkeit

DAS BIETEN WIR DIR

• Ein dynamisches Umfeld, in dem du Verantwortung übernimmst und deine Ideen einbringen kannst
• Vielseitige Aufgaben mit Einblick in strategische Unternehmensbereiche und direkter Zusammenarbeit mit dem Top-Management
• Ein motiviertes und professionelles Team, das Wert auf gegenseitige Unterstützung legt
• Moderne Arbeitsbedingungen mit flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice, um Beruf und Privatleben bestmöglich zu vereinen
• Eine wertschätzende Unternehmenskultur mit kurzen Entscheidungswegen und offenen Türen