Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquant

Description du poste

• Rattaché ou rattachée directement à la Responsable des soins (RS) vous assurez l’organisation et la gestion complète du secrétariat des soins de la Division privée (DP) avec un haut niveau d’autonomie, d’efficacité et de fiabilité. Votre connaissance de l’institution, de ses processus et de ses enjeux vous permet d’intervenir de manière pertinente et cohérente dans le suivi des dossiers et la coordination des activités
• ce titre, vous gérez la messagerie, les appels et l’accueil des rendez-vous de la Responsable des soins. Vous assurez la tenue des agendas de la RS, la rédaction et le classement des documents officiels, ainsi que la préparation des séances sous tous leurs aspects : établissement des ordres du jour, constitution et suivi des dossiers, rédaction et diffusion des procès-verbaux et suivi des décisions. Vous soutenez également la Responsable des soins dans le traitement de son échéancier, la mise à jour des tableaux de suivi (notamment relatifs aux effectifs et au budget) et l’organisation logistique des activités, y compris la réservation des salles
• En relation étroite avec les cadres soignants de la Division privée, vous êtes responsable du suivi et de la saisie des horaires et absences des responsables d’équipes. Vous pouvez également apporter un soutien administratif au nouveau personnel soignant, selon les délégations fixées par votre hiérarchie. Grâce à votre sens du relationnel et votre capacité à créer du lien, vous jouez un rôle essentiel dans la fluidité des échanges entre les équipes, les partenaires internes et externes, et la Direction de la Division privée
• Vous assurez le soutien organisationnel, administratif et communicationnel qui permet aux projets d’avancer efficacement. Vous êtes un maillon essentiel pour coordonner, suivre et fluidifier le travail des équipes
• Votre professionnalisme, votre capacité d’analyse et votre sens des priorités vous permettent de gérer des missions multiples dans un environnement exigeant, tout en respectant strictement la confidentialité des informations et les règles institutionnelles en vigueur

Qualifications

• Titulaire d’un CFC d’employé ou employée de commerce complété d’une formation administrative de niveau brevet fédéral d’assistante ou assistant de direction ou d’une formation de secrétariat médical, vous disposez d’au moins cinq ans d’expérience réussie dans la gestion complète d’un secrétariat, idéalement auprès d’une direction et dans les soins
• Vous maîtrisez parfaitement la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit et vous faites preuve d’une capacité avérée de rédaction (email, pv). La connaissance de l’anglais est un atout
• Idéalement, vous possédez une connaissance des HUG, de leur organisation et de leurs processus ce qui vous permet d’intervenir avec pertinence et d’être rapidement opérationnel ou opérationnelle. Vous travaillez de manière autonome, savez prendre des décisions sans supervision constante et anticipez les besoins de vos interlocutrices et interlocuteurs. Votre esprit d’analyse et votre vision stratégique vous permettent de structurer les informations, de hiérarchiser les priorités et de contribuer activement aux projets de la division. Vous n'hésitez pas à proposer des améliorations et à anticiper les besoins de l’équipe. Vous êtes capable de penser de manière innovante pour résoudre des problèmes et améliorer les pratiques existantes
• Vous maîtrisez les outils informatiques usuels, notamment Word (niveau ECDL Advanced exigé ou équivalent), Excel, PowerPoint, le Standard Web et les outils collaboratifs Microsoft 365 (OneDrive, Teams, SharePoint). Une expérience avec les applications SmartRecruiters, Vision RH ou e-Process constitue un avantage important

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi