Assistent/in des Departementsvorstehers

Auftrag: Sie unterstützen die Departementsleitung in organisatorischen und administrativen Belangen, insbesondere bei Politik- und Tagesgeschäften und sind Teil eines jungen, dynamischen Teams.

Verwaltung der Regierungsgeschäfte: Überwachung von Laufwegen und Fristen, Aktenaufbereitung der Sitzungen, Bewirtschaftung der Regierungsratsbeschlüsse sowie Koordination interkantonaler und nationaler Sitzungen. Verantwortung für die Aktenverwaltung und Kommunikation.

Geschäftskontrolle und Koordination in Axioma: Verwaltung der Geschäftskontrolle in Axioma (Fachapplikation), Überwachung von Pendenzen und Fristen, Koordination der Axioma-Releases. Regelmässiger Informationsaustausch mit anderen Departementen und enger Austausch mit der Staatskanzlei.

Organisation und Koordination der Tagesgeschäfte: Eigenständige Terminbewirtschaftung, Korrespondenz, Organisation von Sitzungen und Koordination der Reden und Grussworte der Departementsleitung. Auskunftserteilung an Bürger, Medien und Institutionen.

Sozialkompetenz: Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, Empathie und Konfliktlösungskompetenz sind erforderlich. Diskretion, Teamfähigkeit und die Fähigkeit, in stressigen Situationen ruhig und lösungsorientiert zu handeln, sind ebenfalls wichtig.

Erfahrung: Langjährige Erfahrung in der admin. Unterstützung, idealerweise in der kantonalen Verwaltung. Kenntnisse in Aktenverwaltung, Terminmanagement und der Nutzung von Systemen wie Axioma. Erfahrung in der Kommunikation mit Ämtern und internen Stellen.

Persönlichkeit: Wir suchen eine kommunikative, organisierte, lösungsorientierte Persönlichkeit, die selbstständig arbeitet, diskret und teamfähig ist. Flexibilität, Belastbarkeit und die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld zu agieren, sind zwingend erforderlich.

Ausbildung: Abgeschlossene Berufslehre (3 Jahre) im kaufmännischen Bereich, idealerweise mit Eidg. Fachausweis (E-Profil). Weiterbildung zur Direktionsassistentin mit eidg. Fachausweis oder eine vergleichbare Qualifikation wird erwartet.

Sprache: Sie überzeugen mit sehr guten Deutschkenntnissen in Wort und Schrift, Französisch- sowie Englischkenntnisse sind wünschenswert und runden ihr Profil ab.

Das Generalsekretariat ist die Planungs- und Koordinationsstelle des Departements. Es ist zuständig für die Politikvorbereitung, unterstützt die Departementsleitung, begleitet bereichs- und departementsübergreifende Projekte und betreut die strategische Planung des Departements. Zum Generalsekretariat gehören die Abteilungen Recht, Records Management, Politikvorbereitung und Projekte, das Strategie Office, die St. Jakobshalle sowie die Geschäftsstelle des Erziehungsrates. Die Arbeit des Generalsekretariats ist von grosser Bedeutung für den effizienten Betrieb des Erziehungsdepartements.

Das Erziehungsdepartement des Kantons Basel-Stadt gestaltet und steuert die Bildungslandschaft vom Kindergarten bis zur Berufsbildung. Es fördert Chancengleichheit, Qualität und Innovation in Schulen und Betreuungseinrichtungen. Mit Zusammenarbeit von Lehrpersonen, Eltern und Partnern setzt das Departement auf eine ganzheitliche Förderung der Kinder und Jugendlichen sowie die Weiterentwicklung der Bildungs- und Integrationsangebote im Kanton.