Assistent/in & Office Management | 40% bis 50% | Hybrid, Zug

Manche Positionen haben mehr Gewicht, als es auf den ersten Blick scheint. Diese Position gehört dazu. Mit Ihrer Präsenz vor Ort tragen Sie dazu bei, dass das Unternehmen sympathisch und professionell wahrgenommen wird. Mit viel positivem Spirit sorgen Sie dafür, dass die Dinge rund laufen – mit derselben Sorgfalt in den kleinen wie in den grossen Aufgaben, denn am Ende greift alles ineinander. Die Firmenkultur ist dynamisch und stark unternehmerisch geprägt. Sie arbeiten mit einem sicheren Blick für Prioritäten und bilden mit der Senior-Assistentin des Gründungspartners ein eingespieltes Team. Gemeinsam sorgen Sie dafür, dass die Organisation seiner Kunden- und Akquisitionstermine sowie sämtliche privaten Themen reibungslos ablaufen. Dabei ergänzen Sie sich gegenseitig, denken mit und tragen dazu bei, dass seine zahlreichen parallellaufenden Aktivitäten nahtlos ineinandergreifen.

Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Geschäftliche und private Terminadministration, Reiseplanung, Logistik, Lunches, Dinner.
• Unterstützung bei der Koordination privater Anliegen, Social Circle, Lifestyle etc.
• Korrespondenz Deutsch/Englisch nach Diktat per Audiodatei (wav/mp3).
• Erstellung von Übersichten, Tages- und Wochenberichten, Projektplänen etc.
• Unterstützung beim Zahlungsverkehr, Debitoren/Kreditoren, Spesenmanagement.
• Organisation und Koordination des Zuger Büros, bspw. Facility Management, Besorgungen, Bestellungen etc.
• Unterstützung bei der Organisation von (Team-)Events.
• Allgemeines Vertrags-, Dokumenten- und Kontaktmanagement sowie Ablage und Wiedervorlage.

Was Sie mitbringen

• Eine kaufmännische Grundausbildung mit relevanter Weiterbildung, z. B. Office-Management, Direktionsassistenz.
• Mehrjährige Assistenzerfahrung, vorzugsweise im Bereich Professional Services.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und gutes Urteilsvermögen mit der Fähigkeit, die richtigen Schlüsse zu ziehen.
• Self-Starter-Mentalität: Sie erkennen Aufgaben und Bedürfnisse, handeln entsprechend und benötigen nur wenig Führung; vor allem arbeiten Sie fix und pragmatisch.
• Sie verfügen über ein ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis und erledigen auch Routineaufgaben in konstant hoher Qualität; gleichzeitig wechseln Sie flexibel von einer Aufgabe zur anderen.
• Ihre Arbeitsweise ist strukturiert und präzise; Sie denken von A bis Z mit.
• Deutsch ist Ihre Muttersprache (stilsicher), und Englisch beherrschen Sie auf Stufe Advanced/Proficiency.
• Versierte MS-Office-Kenntnisse sowie Teams/Zoom und ChatGPT/Copilot.
• Nicht zuletzt sind Sie unkompliziert und herzlich; mit Ihnen arbeitet man einfach gerne zusammen.

Es erwartet Sie eine Tätigkeit in einem professionellen, zugleich persönlichen Umfeld. Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und sehr sympathische Kolleginnen und Kollegen freuen sich auf Sie. Sie treffen auf eine offene und sehr unternehmerisch geprägte Unternehmenskultur und gewinnen einen Einblick in das interessante Geschäftsportfolio unseres Kunden. Nun sind wir gespannt und freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen. Bitte senden Sie uns diese (CV, Zeugnisse und Ausbildungsnachweise, chronologisch) in einem PDF zusammen mit Angabe Ihres Startdatums und Ihrer Gehaltsvorstellung unter Angabe der Ref. Assistenz-Zug-50 an

Barnickel & Fellows | Talstrasse 58 | 8001 Zürich | +41 44 243 86 68