Assistent:in Niederlassung / Sekretariat (80 %)

Aufgabenbereich

Gemeinsam mit einer weiteren Assistentin unterstützt du die Leitung und das Team unserer Niederlassung in Zürich in einer wichtigen Drehscheibenfunktion. Du übernimmst klassische Aufgaben im Büromanagement, wie:

• Interne und externe Korrespondenz
• Bearbeitung von Kreditoren- und Debitorenrechnungen
• Terminkoordination
• Bewirtschaftung unserer Teeküche
• Empfang und Betreuung von Kund:innen, Partner:innen und Gästen
• Du kümmerst Dich um einfache organisatorische Aufgaben beim Eintritt neuer Mitarbeiter:innen (z. B. Vorbereitung des Arbeitsplatzes, Bereitstellung der Unterlagen).
• Du unterstützt unsere Projektleiter:innen bei der Erstellung von Offerten und der Rechnungsstelung, sowie bei administrativen Aufgaben in den Kundprojekten.
• Bei Bedarf hilfst Du bei der Organisation von Anlässen für Mitarbeitende und Kund:innen.

Anforderungen

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung oder über relevante berufliche Erfahrungen. 

• Du bringst fundierte Kenntnisse in der Anwendung von Microsoft-Programmen und Cloud-Diensten mit; Abacus-Kenntnisse sind von Vorteil.

• Idealerweise hast Du bereits Erfahrung in einer ähnlichen Funktion – vorzugsweise in der Bau-, Immobilien- oder Beratungsbranche. 

• Du verfügst über stilsichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Französisch- und Englischkenntnisse sind ein Plus. 

• Du bist eine teamorientierte, kommunikative, flexible und belastbare Persönlichkeit mit sehr guten Umgangsformen und Eigeninitiative.

• Du bringst eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung mit und übernimmst die Rolle der ersten Ansprechperson für Kund:innen, Partner:innen und Lieferanten.

• Du hast Freude daran, ein grosses Team von 47 Mitarbeitenden zu unterstützen.

• Mit Deinem Organisationstalent behältst Du auch in hektischen Situationen den Überblick und setzt die richtigen Prioritäten. 

• Du bist bereit, während fünf Wochen im Jahr die Ferienvertretung für Deine Kollegin zu übernehmen.

Angebot

• Du erlebst ein gleichwertiges Miteinander der Geschlechter, Generationen und Kulturen.
• Du profitierst von flachen Hierarchien und einer unkomplizierten, partnerschaftlichen Unternehmenskultur.
• Du arbeitest selbständig und übernimmst Eigenverantwortung bei deinen Aufgaben.
• Du wirst Teil eines zusammengeschweissten und hilfsbereiten Teams mit interdisziplinärem Knowhow und langjähriger Erfahrung.
• Du wirst von Vorgesetzten geführt, welche dich in Deiner Entwicklung fördern und dich als Partner auf Augenhöhe wahrnehmen.
• Du geniesst eine moderne Unternehmenskultur mit flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten.
• Du arbeitest mit modernster Hard- und Software.
• Du hast deinen Arbeitsplatz in modernen Büroräumlichkeiten an zentraler Lage in Zürich-Wiedikon.

Arbeitsbeginn

Ab sofort oder nach Vereinbarung.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung.

Für diese Stelle können wir leider keine Dossiers von Personalvermittlern entgegennehmen.