Assistenz, Facitlity- und Office Manager | Private Office

Sie bewegen sich in einem Umfeld, in dem private und geschäftliche Themen ineinandergreifen, und sorgen dafür, dass im Hintergrund alles verlässlich, diskret und effizient funktioniert. Im Zentrum Ihrer Tätigkeit steht die Organisation des Alltags der Familie mit Liegenschaften in der Schweiz und in den USA. Sie organisieren Termine und Reisen, koordinieren vorausschauend deren Aufenthalte und fungieren als Schnittstelle zwischen der Familie, dem Hauspersonal und externen Partnern. Durch sorgfältige Vor- und Nachbereitung aller Anliegen, konsequentes Follow-up und klare Priorisierung stellen Sie sicher, dass nichts liegen bleibt. Sie prüfen Rechnungen, bereiten Zahlungen vor, erstellen Auswertungen und unterstützen den CEO. Ein weiterer Bestandteil ist das Property- und Facility-Management. Sie bereiten die Ankunft der Familie an unterschiedlichen Standorten und Feriendestinationen vor, begleiten Themen rund um Haustechnik und Maintenance und sind die erste Kontaktperson für das von Ihnen geleitete Hauspersonal. Umsetzungsstärke, Feingefühl und hoher Qualitätsanspruch sind hier gefragt. Die Familie wünscht sich eine Person, die aufmerksam mitdenkt und deren Passion darin besteht, den Alltag in all seinen Facetten angenehm zu gestalten. Auch vermeintlich profane Dinge wie den Fahrer zur rechten Zeit am rechten Ort aufzubieten und alles so zu koordinieren, dass die Familie ihre Aufenthalte unbeschwert geniessen kann, gehören dazu: pragmatisch, herzlich und unkompliziert. In der Übersicht:

Private Office Management

• Gesamtverantwortung für die private Termin- und Reiseplanung der Familie.
• Erstellung und Pflege von Absenzen- und Aufenthaltsübersichten.
• Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie konsequentes Follow-up.
• Erstellung von Reports und Abstimmung mit der Assistenz in den USA.
• Triage von Anfragen und Priorisierung.
• Supervision des Hauspersonals; Organisation der Urlaubsplanung und Qualitätssicherung der Dienstleistungen.
• Allgemeine Unterstützung des CEOs.

Korrespondenz & Kommunikation

• Stilsichere Korrespondenz in Deutsch (Muttersprache) und Englisch.
• Pflege und Verwaltung sämtlicher Kontaktdaten.
• 1-2 pro Jahr Organisation von Anlässen im privaten Kontext.
• Finanzen & Administration.
• Kontrolle von Kontoauszügen, Kreditkarten und Rechnungen, Buchhaltungsvorbereitungen.
• Vorbereitung von Zahlläufen und Unterstützung im Zahlungsverkehr, auch international.
• Erstellung von Kostenübersichten und Auswertungen.

Property-, Versicherungs- & Facility-Management

• Administration der Liegenschaften in der Schweiz und den USA.
• Koordination technischer Dienstleister (Haustechnik, Sicherheit, Pool, etc.).
• Koordination von Vermietungen, Maklern und externen Dienstleistern.
• Verwaltung des Fuhrparks inklusive An- und Abmeldungen sowie Wartung.
• Schnittstelle zu Ärzten, Versicherungen und Krankenkassen, inklusive Prüfung und Abwicklung von Fällen.

Ihre Einstiegsvoraussetzungen

• Kaufmännische Ausbildung, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung im Assistenzbereich
• 10+ Jahre Assistenzerfahrung, bevorzugt im Privatsekretariat/Family Office, in einer Anwaltskanzlei oder in vergleichbaren Strukturen
• Stilsicheres Deutsch (Muttersprache) sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und die Fähigkeit, den Überblick über vielfältige Themen zu behalten.
• Eigenverantwortliche, vor allem aber vorausschauende, proaktive Arbeitsweise.
• Sie verstehen es, Prioritäten richtig zu setzen und Themen miteinander zu verknüpfen.
• Versierter Umgang mit MS Office und Mac.
• Einwandfreier Leumund/Strafregisterauszug.

Sie übernehmen eine Vertrauensfunktion in einem privaten Umfeld, das von einem wertschätzenden, freundlichen Umgangston geprägt ist. Gleichzeitig bietet sich Ihnen eine Bandbreite an unterschiedlichsten Themen, die selten planbar sind. Diese Position ist bewusst auf Stabilität und langfristige Zusammenarbeit ausgerichtet. Klassische hierarchische Entwicklungsschritte oder gross angelegte Projektverantwortung stehen dabei nicht im Fokus. Dafür erwartet Sie ein verlässliches Umfeld mit Arbeitsplatzsicherheit. Mit zunehmender Zusammenarbeit entsteht Vertrauen und genau daraus entwickelt sich mehr Verantwortung: Schritt für Schritt, basierend auf Leistung & Integrität.

Nun sind wir gespannt und freuen uns auf Ihre Bewerbung. Bitte senden Sie uns diese in einem PDF zusammengefasst (CV, Zeugnisse und Ausbildungsnachweise, chronologisch) an zusammen mit einer kurzen E-Mail, der Angabe der Referenz Private-Office, Ihrem frühestmöglichen Startdatum und Ihrer Gehaltsvorstellung bis 30.04.2026.

Barnickel & Fellows | Talstrasse 58 | 8001 Zürich | +41 44 243 86 68 | www.barnickelfellows.ch