Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour découvrir les moments forts de l'année 2025 en cliquant

Description du poste

• En tant que commis administratif ou commise administrative expérimentée, vous assistez et secondez dans l’ensemble des missions la responsable d'équipe soignante de l’unité des consultations ambulatoires pédiatriques du service des spécialités pédiatriques. Vous réalisez, sur demande de la hiérarchie, des mandats spécifiques ponctuels
• Vous prenez en charge, de manière autonome, les tâches administratives de l’unité et répondez aux diverses sollicitations. Parmi vos responsabilités figurent notamment la gestion des données des collaborateurs et collaboratrices
• Vous assurez la gestion des demandes de salles via la boîte mail de l’unité, en coordonnant les réservations selon les besoins spécifiques des consultants et consultantes et les exigences propres à chaque spécialité. Vous organisez des séances (de la réservation des salles à la rédaction des procès-verbaux)
• Vous êtes une personne proactive et organisée, vous assurez les tâches administratives courantes, telles que la mise à jour des documents de l’unité, la saisie des horaires, des plannings, des absences et des certificats médicaux dans le logiciel Vision RH
• Vous assurez le contrôle et la gestion du stock de papeterie et du petit matériel de bureau de l’unité
• Sur délégation, vous effectuez les demandes de remplacement de courte durée auprès de la gestion des intérimaires et vous réalisez des statistiques en lien avec l’activité des infirmiers et infirmières
• Vous collaborez avec les secrétariats des médecins et le secteur de l’accueil administratif
• Au sein de l’équipe, vous contribuez activement au bon fonctionnement de l’unité en favorisant la diffusion des informations. Vous êtes une personne soucieuse de votre perfectionnement et n’hésitez pas à solliciter les ressources nécessaires pour affiner vos compétences. Plus largement, vous participez à toute initiative visant à améliorer la qualité des prestations du service

Qualifications

• Vous êtes en possession d'un Certificat Fédéral de Capacité d'employée ou employé de commerce, d'un diplôme d'assistant ou assistante administrative ou d'un titre jugé équivalent
• Vous possédez une expérience d'au moins 5 ans dans une fonction administrative, avec succès
• Vous avez une grande aisance avec les outils informatiques usuels et possédez le certificat ECDL base ou en cours d'obtention
• Vous avez une parfaite maîtrise de la langue française orale et écrite ainsi qu'une bonne capacité rédactionnelle
• Vous faites preuve d'autonomie, d'implication, d'anticipation, de dynamisme, de capacité d'analyse et d'initiative et avez le sens des responsabilités ainsi que la capacité de prise de décision
• Vous êtes une personne organisée et fiable, dotée d'un solide esprit d'équipe et d'une grande facilité de contact
• Taux d'activité : 50% sur les 5 jours de la semaine

Votre dossier de candidature doit contenir une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requises pour le poste et les 2 derniers certificats de travail

Souhaitant s'engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l'Office cantonal de l'emploi