Executive Assistant CEO & Multi-VR

Der CEO prägt die Ausrichtung der Gruppe, die alle Lebensbereiche anspricht und Menschen jeden Tag aufs Neue berührt. Neben seiner operativen Verantwortung ist er in verschiedenen Verwaltungsräten tätig und pflegt ein internationales Netzwerk in Wirtschaft, Politik, Wissenschaft, Sport, Hightech und Innovation. In diesem Umfeld braucht es eine Assistenz, die Haltung zeigt und Prioritäten intuitiv versteht. Es handelt sich um eine Vertrauensstellung, die ein Höchstmass an Eigenverantwortung und selbständigem Handeln erfordert. Im Zentrum steht die Unterstützung sämtlicher Aktivitäten des CEOs (Advisory Board, Verwaltungsrat, Gründer) – ein 360°-Support rund um Planung, Koordination und Kommunikation. Sie arbeiten eng mit einer Kollegin zusammen, sollten ein Teamplayer sein und Freude daran haben, gemeinsam Dinge zu bewegen, sodass aus zwei Personen ein eingespieltes, verlässliches Duo wird. Dabei gilt es, sicher zwischen den breit gefächerten Themenfeldern zu navigieren, die Sie begeistern werden. Die Position verlangt eine längerfristige Ausrichtung.

Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Komplexes Kalendermanagement; sinnvolle Priorisierung und Triage aller Aktivitäten (Group Executive Board, Board of Directors und Advisory-Board-Mandate) sowie Koordination übergreifender Projekte.
• Reisemanagement: (Privat-)Flüge, Transfers, Hotels, Meetings, Rahmenprogramme.
• E-Mail-Korrespondenz Deutsch/Englisch.
• Erstellung von Dossiers; Research, Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Präsentationen und Briefings.
• Eventmanagement: Summits, Sponsoringanlässe, VIP-Events, Foren, Gastauftritte und Speaker-Anlässe.
• Betreuung nationaler und internationaler Gäste aus Wirtschaft, Wissenschaft, Politik, Sport und Medien.
• Schnittstelle zur Geschäftsleitung, internen und externen Stakeholdern sowie zum Board, das Sie organisatorisch mit unterstützen.
• Rechnungsbegleichung und Zahlungsverkehr, Belegeinreichung und Spesenmanagement.
• Nicht zuletzt nehmen Sie sich aller Dinge an, die im Laufe des Tages schnell und pragmatisch gelöst werden müssen.

Ihr Profil | Persönliches & Fachliches
Sie kommunizieren sicher und mit gutem Gespür für Situationen und das richtige Timing. Sie sind ein Organisationstalent und arbeiten ausgesprochen agil und state-of-the-art. Das dafür erforderliche Rüstzeug haben Sie sich durch stetiges «Am-Ball-Bleiben» erworben. Ihre umsichtige Planung geht einher mit ausgeprägter Flexibilität und Verlässlichkeit und Ihr Talent, Themen miteinander zu verknüpfen und in Relation zu setzen, macht Sie zu einer unverzichtbaren Stütze. Was ist darüber hinaus gefragt?

• Eine kaufmännische Ausbildung mit relevanter Weiterbildung, z. B. Direktionsassistenz, Eventmanagement, Digital Office Management, B.A. in Business Administration.
• Mindestens 8 Jahre GL-Assistenzerfahrung in einem international tätigen Unternehmen.
• Eine eloquente sprachliche Ausdrucksfähigkeit; Ihr Deutsch ist stilsicher; Englisch beherrschen Sie auf Stufe C1.
• Sie sind diplomatisch und loyal und können sich auf freundliche Art durchsetzen.
• Sie können Menschen begeistern: sympathisch, kompetent, mit gutem Urteilsvermögen sowie der Fähigkeit, kohärente Schlüsse zu ziehen und entsprechende Massnahmen abzuleiten.
• Sie verfügen über eine schnelle Auffassungsgabe und packen mit an; dabei hilft Ihnen Ihre «Self-Starter»-Mentalität: initiativ, engagiert und immer einen Schritt voraus – so steuern Sie Prozesse effizient.
• Sie managen Projekte und Events und arbeiten kreativ, strukturiert und zielorientiert.
• Sie verfügen über eine breite Allgemeinbildung, sind an wirtschaftlichen, politischen und gesellschaftlichen Themen interessiert, haben sehr gute Umgangsformen und schon etwas von der Welt gesehen.
• Sie haben Freude daran, in einem dynamischen, innovationsorientierten Umfeld mitzuwirken und dem CEO-Office nicht nur zu einer hervorragenden Innen- und Aussenwirkung zu verhelfen, sondern auch den Anspruch, einen Leistungsausweis zu schaffen, der zur guten Reputation des Unternehmens beiträgt.
• Ein einwandfreies Leumundszeugnis, Diskretion und Verschwiegenheit setzen wir voraus.

Worauf Sie sich freuen dürfen
Es erwartet Sie eine vertrauensvolle, wertschätzende Zusammenarbeit mit einem charismatischen, erfahrenen CEO, der agil und innovativ arbeitet. Er schätzt Qualitäten wie Engagement, Resilienz, Teamfähigkeit und Fairplay. Sie starten mit klaren Aufgaben und erhalten gleichzeitig Raum für eigene Impulse. Mit der Zeit entsteht daraus ein Bereich, der mit Ihren Stärken mitwächst. Ausserdem werden Sie Teil eines Unternehmens mit Geschichte und einer starken Firmenkultur, das eine der besten Reputationen geniesst. Viele zufriedene Mitarbeitende profitieren von Benefits wie einem hauseigenen Fitnessstudio, einem Mitarbeiterrestaurant sowie Angeboten rund um Gesundheit & Balance.

Nun sind wir gespannt auf Ihre Bewerbungsunterlagen (CV, Zeugnisse, Ausbildung), die Sie uns bitte in einem PDF zusammengefasst und mit Angabe der Ref. «EA-CEO-1125» an   senden. Wir suchen neben Fachkompetenz auch viel Persönlichkeit. Geben Sie uns doch einen ersten Einblick und erzählen Sie, was Sie auszeichnet. Wenn Sie uns ein Video schicken möchten, teilen Sie gerne den entsprechenden YouTube- oder Vimeo-Link mit uns.

Barnickel & Fellows | Talstrasse 58 | 8001 Zürich | +41 44 243 86 68