• CDI / 100% / Lausanne
  • FR / ALL / ANG

About Our Client

Notre client est un acteur de taille moyenne spécialisé dans le domaine médical, reconnu pour son approche innovante et la qualité de ses services. L'organisation se distingue par son exigence, son sens du service et son engagement à maintenir des standards élevés dans toutes ses activités. Elle met un point d'honneur à offrir un environnement professionnel rigoureux, dynamique et orienté vers l'excellence opérationnelle.

Job Description

Dans ce rôle d'Executive Assistant, vous serez un véritable point central au sein de l'organisation. Vos principales missions incluront :

• Servir de point de contact entre la direction et les interlocuteurs internes comme externes.
• Gérer les appels, prendre les messages et assurer la circulation efficace de la correspondance.
• Traiter les demandes et requêtes avec professionnalisme et confidentialité.
• Assurer la gestion d'agendas complexes : planification de réunions, organisation de rendez-vous et gestion proactive des rappels.
• Organiser les déplacements professionnels et en assurer la logistique complète.
• Participer aux réunions, y compris aux réunions de conseil, rédiger les procès-verbaux et gérer les formalités administratives liées aux registres officiels, ainsi que la mise à jour des bases de données internes.
• Préparer des rapports, présentations, documents de synthèse et supports de communication.
• Mettre en place et maintenir un système de documentation et d'archivage structuré et efficace.
• Fournir un soutien professionnel et parfois personnel aux managers (mise en forme de documents, consolidation de présentations, gestion et traitement d'informations).
• Contribuer à l'organisation d'événements professionnels en Suisse et occasionnellement en Europe, en collaboration avec une équipe internationale.
• Faire preuve de flexibilité quant aux horaires et être disponible, si nécessaire, en dehors des heures de bureau.

The Successful Applicant

En tant qu'Executive Assistant, vous présentez le profil suivant :

• Diplômé(e) en administration, secrétariat ou domaine équivalent.
• Excellente maîtrise du français, avec de solides compétences en anglais.
• Très bonne maîtrise de l'allemand, indispensable pour la correspondance avec les autorités communales et cantonales, ainsi qu'avec les partenaires légaux internes et externes.
• Expérience confirmée dans un rôle similaire, idéalement au sein du secteur médical.
• Excellentes compétences organisationnelles, sens aigu des priorités et grande attention aux détails.
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques (MS Office).
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement exigeant et en constante évolution.
• Grande flexibilité, notamment pour s'adapter aux imprévus, aux demandes urgentes et à un rythme de travail fluctuant.
• Attitude professionnelle, sens du service et discrétion absolue dans la gestion d'informations sensibles.

What's on Offer

Notre client vous offre :

• Un contrat à durée indéterminée avec des responsabilités enrichissantes.
• 5 semaines de vacances pour un bon équilibre entre vie professionnelle et privée.
• Une culture d'entreprise valorisant l'expertise et la collaboration.
• Un environnement stimulant au cœur du secteur médical.

Quote job ref

JN-032026-6966958

Job Function

Office & Management Support

Specialisation

Executive Assistant

Industry

Healthcare / Pharmaceutical

Location

Lausanne Region

Contract Type

Permanent

Job Reference

JN-032026-6966958