Leitung Administration

Anforderungen (Ausbildungen, Kompetenzen, spez. Kenntnisse, Erfahrungen)

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ)
• Mehrjährige Berufserfahrung in einem administrativen Bereich, idealerweise in einem KMU
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, Outlook)
• Kenntnisse in ERP-Systemen (z. B. SelectLine) sowie in der Arbeit mit Kundenportalen (z. B. SAP, Tungsten)
• Erfahrung in Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung (ohne Abschluss)
• Organisationstalent, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Freundliches, professionelles Auftreten im Kundenkontakt
• Sehr gute Deutschkenntnisse; gute Französisch- und Englischkenntnisse
• IT-Affinität sowie Bereitschaft zur Weiterentwicklung von Abläufen und Systemen
• Hohe Vertrauenswürdigkeit und Diskretion, insbesondere im Personal- und Finanzbereich

Hauptaufgaben / Verantwortungen

• Leitung und Organisation der administrativen Abläufe im Tagesgeschäft
• Erstellen von Offerten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen
• Abwicklung des gesamten Auftragsprozesses (Eröffnung bis Verrechnung)
• Buchung und Kontrolle von Wareneingängen, Nachbestellungen bei Bedarf
• Versandabwicklung inkl. Erstellung von Export-/Zolldokumenten
• Einkauf, Lagerbewirtschaftung und Datenpflege (ERP / Excel / Access)
• Mitarbeit in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
• Ansprechperson für interne und externe administrative Anliegen (inkl. Telefonzentrale)
• Assistenz der Geschäftsleitung (Korrespondenz, Terminplanung)
• Datenpflege und Weiterentwicklung der Ablagestruktur (digital & analog)
• Koordination und Dokumentation im Bereich Personalwesen