Management & HR Assistant (80-100%)

Einleitung

AVANTEC AG ist seit 1995 ein führender und erfolgreicher Anbieter von IT-Security-Lösungen und Cyber Defense Services. Wir bieten höchste Expertise, ein starkes Portfolio und ein hervorragendes Team, sowie ausgezeichnetes Zukunftspotenzial. Du bringst Professionalität, Talent und Enthusiasmus mit als:

Management & HR Assistant (80-100%)

Wir möchten diese spannende Stelle per sofort oder nach Vereinbarung besetzen.

Was deine Aufgabe ist.

Du unterstützt unsere Geschäftsleitung und primär unseren HR-Bereich bei verschiedenen Aufgaben. Deine Verantwortung umfasst folgende Tätigkeiten:

• Verantwortung und Administration für das HR-Tool Personio, Einrichtung von Workflows
• Erstellung und Unterstützung von HR-Dokumenten, Stelleninseraten, erste Sichtung von Bewerbungen
• Durchführung von Umfragen 
• Koordination On- und Off-Boarding von Mitarbeitenden
• Pflege von externen HR-Plattformen wie kununu und Great Place to Work
• Organisation von internen Events wie Lunches, AVANTEC Weekends oder Sommerfest
• Unterstützung und Organisation von Geschenken für die Mitarbeitenden (z. B. Weihnachtsgeschenk) oder Give-Away-Bestellungen
• Mitarbeit an interner Kommunikation
• Kontrolle monatliche Stundenreports und Spesenbelege
• Erstellung jährlicher ESG-Report und Beantwortung entsprechender Fragen auf externen Plattformen
• Unterstützung beim Sales-Reporting und Analysen
• Unterstützung bei Organisation von Reisen und internen Events (Flug, Zug, Hotelbuchungen)
• Unterstützung bei Projekten, organisatorischen und administrativen Tasks aus der Geschäftsleitung
• Erstellung und Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen und Präsentationen für die Geschäftsleitung
• Einholen von Unterschriften, Scanning und Ablage von Dokumenten und Verträgen
• Koordination von Terminen

Was du mitbringst.

Du möchtest dich in unserer spannenden Branche langfristig einbringen und weiterentwickeln? Du hast ein abgeschlossenes Studium und bringst sehr gute Kenntnisse in den Bereichen HR und Administration mit? Du verfügst über mindestens 3-5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle als Geschäftsleitung- und/oder HR-Assistenz? Du bringst beste Arbeitszeugnisse und Referenzen mit? Dann haben wir den richtigen Job für dich.
Wir suchen jemanden mit viel Energie und Motivation, um unsere Geschäftsleitung und unseren HR-Bereich tatkräftig zu unterstützen. Du bist ein sehr grosses Organisationstalent und arbeitest sehr strukturiert. Du bist smart und lernst schnell dazu – insbesondere kannst du dich sehr gut in neue Themenbereiche einarbeiten. Du bist belastbar und kannst Prioritäten richtig setzen und danach handeln. Wir setzen zudem sehr gute Kenntnisse und Erfahrung mit Microsoft-Office-Produkten voraus. Kenntnisse zu Microsoft ERP, CRM und zum HR-Tool Personio sind von Vorteil.
Du bist eine offene Persönlichkeit mit ausgezeichneten Kommunikationsfähigkeiten und verfügst über eine hohe soziale Kompetenz. Gute mündliche und schriftliche Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch werden vorausgesetzt. Und ganz wichtig: Du bist sehr zuverlässig und vertrauenswürdig.
Wir bauen auf Kontinuität: über 40% der AVANTEC-Mitarbeitenden arbeiten bereits länger als 10 Jahre bei uns. Das schätzen unsere Kunden und wir als Team sehr. Darum ist es uns wichtig, dass du dir vorstellen kannst, längerfristig bei AVANTEC zu arbeiten. Dafür bieten wir dir ideale Voraussetzungen und spannende Entwicklungsmöglichkeiten.

Was wir dir bieten.

Du arbeitest eigenverantwortlich und sehr eng mit unserer Geschäftsleitung und dem Leiter HR zusammen. Wir sind stolz auf unser erfahrenes und fachlich hochqualifiziertes Team. Durch die langjährige Betriebszugehörigkeit unserer Mitarbeitenden sind wir bestens aufeinander eingespielt und setzen höchste Qualitätsansprüche an unsere Arbeit. Wir haben eine flache Hierarchie, schnelle Wege und eine sehr kollegiale und wertschätzende Firmenkultur. Gleichzeitig freuen wir uns über neue Impulse, deshalb hast du bei uns auch die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und aktiv an der Weiterentwicklung unserer HR- und Operations-Prozesse mitzuwirken.
AVANTEC investiert nicht nur interne Ressourcen in die Ausbildung der Mitarbeitenden, sondern kommt auch für externe produkte- und fachbezogene Ausbildungen auf. Bei AVANTEC hast du nie ausgelernt – genausowenig wie in der IT-Security, die sich tagtäglich weiterentwickelt.
Unser flexibles Arbeitszeitmodell erlaubt es dir, diese Stelle mit einer berufsbegleitenden Weiterbildung zu kombinieren oder dein Familienleben mit dem Beruf erfolgreich unter einen Hut zu bringen. Denkst du mit uns und willst weiterkommen? Wir werden dich tatkräftig dabei unterstützen.
Wir bieten dir attraktive Anstellungsbedingungen inkl. erfolgsbasierte Entschädigung und 6 Wochen Ferien. Wir bieten sehr moderne Arbeitsplätze im Herzen von Zürich in Kombination mit 1 Tag Home-Office pro Woche.

Wie es ist bei AVANTEC zu arbeiten.

Professionalität und Kollegialität sind für uns das Wichtigste. Wir wachsen seit vielen Jahren stetig, dennoch legen wir grossen Wert auf einen persönlichen Umgang: z. B. beim jährlichen Firmenweekend inkl. Begleitung – in Berlin oder Rom. Bei AVANTEC bist du Teil eines Teams, das gerne zusammenarbeitet, einander schätzt und sich auf Augenhöhe begegnet – Engineers, Kundenbetreuer, Backoffice und Geschäftsleitung. Wir wollen gemeinsam etwas erreichen und einen Job haben, der Spass macht.
AVANTEC wurde 2024 und 2025 als Great Place to Work ausgezeichnet. 100% der Mitarbeitenden bestätigen, dass AVANTEC einen sehr guten Arbeitsplatz bietet.

Du willst ein AVANTECie werden?Dann sende uns bitte deine vollständigen Bewerbungsunterlagen inkl. Lebenslauf. Wir bevorzugen deine Bewerbung über unser Stellenportal auf: https://avantec-ag.jobs.personio.com/
Wir freuen uns, dich kennen zu lernen!

Über uns

AVANTEC AG in Zürich ist der führende Anbieter für IT-Security-Lösungen und Cyber Defense Services. Seit 1995 entwickelt sich AVANTEC kerngesund und erfolgreich. Wir sind stolz auf unsere ausgezeichnete Marktpositionierung und wollen sie auch in Zukunft optimal weiterentwickeln.
Seit 2020 gehört AVANTEC zur Grapha-Gruppe. Wir haben ambitionierte Ziele unser bestehendes IT-Security Portfolio und unser Angebot im Bereich Managed Security Services und Cyber Defense weiter auszubauen.

Erfahre mehr über uns: www.avantec.ch