Mitarbeitende Administration für Kundenprojekte (m/w)

Als Administrationsmitarbeiter/-in für unsere Geschäftsstellendienstleistungen liegen Deine Schwerpunkte bei einer IT-Applikation für die Landwirtschaft, die derzeit von 12 Kantonen gemeinsam eingeführt wird oder bei IT-Applikationen für E-Government-Portale. Ein weiteres Aufgabengebiet liegt in der Unterstützung öffentlicher Beschaffungen. Diese Arbeitsgebiete umfassen:

Unterstützung der Leitung der jeweiligen Geschäftsstelle für unsere Kunden und des Vorsitzenden der Trägerschaft. Die Trägerschaft wird gebildet durch die Kantone, die eine IT-Applikation gemeinsam nutzen

Koordination der Aufgaben zwischen der Trägerschaft, den externen Softwareentwicklern und weiteren Ansprechpartnern

Unterstützung von Beschaffungsprojekten resp. -gemeinschaften sowie Bedarfsabklärungen im Vorfeld

Konkret übernimmst Du diese Aufgaben:

• Allgemeine Sekretariatsarbeiten (Dokumentenerstellung und -verwaltung)
• Terminfindung, Sitzungseinladungen und Protokollführung für die Gremien der Trägerschaften einer IT-Applikation (verbunden mit Reisen an Gremiensitzungen ausserhalb von Bern)
• Schriftliche und telefonische Kommunikation mit Kunden
• Überprüfung von Offerten der Softwareentwickler sowie von Lieferantenrechnungen auf Vollständigkeit und Kosteneinhaltung
• Erstellen und Versenden von Rechnungen an die Trägerschaftskantone
• Zusammenarbeit mit unserer Buchhaltung (Treuhandunternehmen)
• Durchführen und Auswerten von Bedarfsumfragen mit unseren Kunden
• Vervollständigen und Versenden von Vertragsdokumenten
• Anlegen von Projekten im internen Leistungserfassungssystem

So machst Du in einem motivierten Team die Administration zu einer verlässlichen Anlaufstelle und trägst viel dazu bei, dass unsere Kunden zufrieden sind.

Je nach Stellenprozenten der eingegangenen Bewerbungen rekrutieren wir zwei bis drei Mitarbeitende. Für jeden Mitarbeitenden definieren wir ein bis zwei Hauptgebiete, wobei wir vorhandene Vorkenntnisse und Interessen der neuen Teammitglieder berücksichtigen.