Mitarbeiter*in Institutsadministration & Studienkoordination

Aufgaben

Instituts- und Sekretariatsadministration (Hauptaufgabenbereich)

• Selbstständige Führung des Sekretariats sowie Stellvertretung weiterer Sekretariatsleitungen am ARTORG
• Umfassende administrative und organisatorische Unterstützung der Forschungsgruppenleiter*innen und ihrer Teams
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben (Protokollführung, Telefon- und Postdienst, zentrale Office-Organisation)
• Organisation und Betreuung von Workshops, Tagungen und Institutsanlässen (inkl. Reise- und Hotelbuchungen)
• Beschaffung von Büro- und Labormaterial sowie Koordination mit zentralen Universitätsdiensten

• Vollständige Abwicklung der Personalprozesse für Kantons- und Drittmittelangestellte sowie Stipendiat*innen (Rekrutierung, Eintritte, Mutationen, Austritte)
• Vorbereitung aller erforderlichen Dokumente für die Anstellung ausländischer Mitarbeitender (EU- und Drittstaaten)
• Erstellung von Lehrverträgen, Stelleninseraten, Stellenbeschreibungen und Pflichtenheften
• Zuständigkeit für die Absenzen- und Zeitkontrolle (JAZ-Beauftragte*r)

• Controlling von Betriebskredit- und Drittmittelkonten
• Debitoren-/Kreditorenworkflow (inkl. Nutzung von Finanzreporting und e-forms)
• Erstellung und Erfassung von Spesenabrechnungen und Pauschalentschädigungen
• Verantwortung für das Interne Kontrollsystem (IKS)

• Budgetverwaltung und Erteilung von Lehraufträgen
• Unterstützung der administrativen Abläufe im Studiengang (Stundenplan, Prüfungen, Masterarbeiten, Studienabschlüsse)
• Kommunikation mit Dozierenden und Studierenden in deutscher und englischer Sprache

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder mehrjährige Erfahrung in der - Administration (Erfahrung an Hochschulen oder in der Forschung von Vorteil)
• Sicheres Deutsch und gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse von Vorteil
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Eigeninitiative und strukturierte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Teamfähigkeit und serviceorientiertes Auftreten
• Interesse an universitären und wissenschaftlichen Abläufen
• Offenheit für neue Aufgaben und Prozesse in einem dynamischen Forschungsumfeld

Wir bieten

• Die Mitarbeit in einem akademischen und dynamischen Umfeld und kollegialen Team
• Eine herausfordernde, vielseitige Tätigkeit in einem spannenden Arbeitsgebiet
• Flache Hierarchien
• Eine Anstellung nach kantonalen Richtlinien mit flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeiten (nach der Einarbeitungsphase und nach Absprache)

Interessiert?

Dann senden Sie bitte Ihre vollständige Online-Bewerbung, mit Motivationsschreiben, CV, Zeugnissen und Diplomen an . Fragen beantwortet Ihnen gerne Frau Diana Bethge, , Tel. +41 31 684 14 00.