Office Manager/-in 80 bis 100%

Ihre Rolle ist zweigeteilt und vielseitig:
In dieser spannenden neu geschaffenen Funktion sind Sie zu 50 % als persönliche Assistenz des Geschäftsführers in Zürich tätig und übernehmen zu 50 % die Leitung unseres Empfangs- und Projektassistenz-Teams (drei Mitarbeiterinnen). Sie verbinden administrative Exzellenz mit Führungskompetenz und schaffen die Grundlage für reibungslose Abläufe; sowohl im direkten Umfeld der Geschäftsleitung als auch im operativen Tagesgeschäft.

Ihre Verantwortung:

• Unterstützung des Geschäftsführers in Zürich in sämtlichen administrativen und organisatorischen Belangen
• Koordination und Priorisierung von Terminen, Korrespondenz und Geschäftsvorgängen
• Leitung des Empfangs- und Projektassistententeams 
• Verantwortung für einen professionellen Empfangsbereich und reibungslose interne Abläufe
• Förderung einer effizienten Zusammenarbeit innerhalb des Teams sowie mit anderen Abteilungen
• Mitarbeit in bereichsübergreifenden Projekten und Übernahme eigener Aufgabenpakete
• Weiterentwicklung von internen Prozessen und Standards im Office Management

Das bringen Sie mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Weiterbildung als Führungsfachfrau oder vergleichbare Qualifikation von Vorteil
• Mehrjährige Berufserfahrung als Assistent/in, bevorzugt in der Projektassistenz und im Empfangsbereich, inkl. nachweisbarer Führungsverantwortung
• Ausgeprägtes Organisationstalent mit einem hohen Qualitätsanspruch und Blick fürs Wesentliche
• Durchsetzungsvermögen, kombiniert mit hoher Sozialkompetenz und Kommunikationsstärke
• Sehr gute Deutschkenntnisse (Wort/Schrift) und Schweizerdeutsch als Muttersprache 
• Versierter Umgang mit gängigen IT-Tools (MS-Office, Provis, Kalenderverwaltung usw.)

Ihre Perspektive:

• Abwechslungsreiche Doppelfunktion mit Gestaltungsspielraum
• Enger Austausch mit der Geschäftsführung sowie Führungsverantwortung für ein motiviertes Team
• Kollegiales Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen
• Moderne Büroräumlichkeiten an zentraler Lage in Zürich
• Langfristige Entwicklungsmöglichkeiten in einem stabilen, eigentümergeführten KMU

Wir und Ihr zukünftiges Team freuen uns über Ihre Präsenz im Büro. Home-Office ist in dieser Funktion nur in Ausnahmefällen vorgesehen.

Fühlen Sie sich angesprochen?
Dann freut sich Priska Hartmann, Leiterin HR, auf Ihre vollständige Bewerbung per E-Mail an .

Für diese Vakanz können wir ausschliesslich Direktbewerbungen berücksichtigen.