• Abwechslungsreiche Position mit viel Verantwortung und Entwicklungspotenzial
  • Kollegiales Arbeitsklima an zentraler Lage in der Stadt Zürich

About Our Client

Für unseren Kunden, ein etabliertes Single Family Office, suche ich einen engagierten und dynamischen Office Manager, der weit mehr als klassische Administrationsaufgaben übernimmt. Gesucht wird eine Persönlichkeit mit Ehrgeiz, Flexibilität (inklusive Erreichbarkeit bei Bedarf auch am Abend), höchster Diskretion und exzellenten Kommunikationsfähigkeiten.

Unser Kunde legt grossen Wert auf eine Top-Performance in allen Belangen - Sie sind die zentrale Schnittstelle, behalten auch in herausfordernden Situationen den Überblick und treten jederzeit souverän, zuverlässig und lösungsorientiert auf.

Job Description

• Unterstützung des Teams, des Managements sowie eines Key Clients in verschiedenen Projekten
• Reiseplanung, Spesen- und Bargeldmanagement
• Organisation, Koordination und Protokollführung von Meetings
• Unterstützung der Personal Assistant Funktion für einen Key Client (inkl. flexible Erreichbarkeit bei Bedarf)
• Planung und Durchführung von Firmenanlässen (z. B. Sommerfest, Weihnachtsfeier)
• Eigenständiges Property Management: Schnittstelle zu Mitarbeitenden, Lieferanten und externen Partnern
• Organisation und Optimierung der Büroabläufe, Pflege von Datenbanken
• Erste Anlaufstelle für Telefonate, Korrespondenz und allgemeine Anfragen auf Deutsch und Englisch
• Bestellung, Verhandlung und Verwaltung von Büromaterial, IT-Equipment und weiteren Ressourcen
• Verantwortung für IT-Belange in Zusammenarbeit mit unserem externen IT-Partner

The Successful Applicant

• Erfolgreich abgeschlossene Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbares
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Office Management oder als Assistentin in einer vergleichbaren Position
• Fliessende Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch, weitere Sprachkenntnisse von Vorteil
• Hohe Einsatzbereitschaft, Diskretion und Vertraulichkeit
• Proaktive Persönlichkeit, die Mehrwert schafft und mitdenkt
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Detailorientierung sowie Organisations- und Problemlösungskompetenz
• Teamplayer mit exzellenten kommunikativen Fähigkeiten
• Ein Führerausweis und Auto sind für diese Position notwendig

What's on Offer

Klingt diese Position nach dem nächsten spannenden Schritt in Ihrer Laufbahn? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Quote job ref

JN-082025-6820109

Job Function

Office & Management Support

Specialisation

Office Manager

Industry

Financial Services

Location

Zürich

Contract Type

Permanent

Job Reference

JN-082025-6820109