Als erfahrene/r Office Manager bist du ein Organisationstalent und behältst auch bei vielfältigen Aufgaben stets den Überblick. Du unterstützt die Geschäftsleitung in allen administrativen und

Administration & Kommunikation

• Unterstützung der Geschäftsleitung sowie der Bereiche in allen administrativen, organisatorischen und operativen Belangen (inkl. Kalender-, Termin- und Reisekoordination)
• Organisation von Meetings, Workshops, Teamevents und Geschäftsreisen
• Koordination der internen Mitarbeiterkommunikation
• Organisation und Koordination des gesamten Office- und Facility Managements für unsere beiden Standorte in Glattbrugg und Lausanne
• Betreuung von Büroinfrastruktur, Mobiliar und dem Zutrittssystemen
• Koordination von Reparaturen, Wartungen und Renovationen
• Selbstständige Einholung und Prüfung von Offerten sowie Koordination von Lieferanten, Handwerkern und externen Dienstleistern
• Verantwortung für die Beschaffung sämtlicher Verbrauchsmaterialien
• Eigenverantwortliche Kontrolle von eingehenden Rechnungen und Kreditkartenbelegen
• Verantwortung für das Vertragsmanagement für Dienstleistungen im Bereich Office & Facility Management (zeitgemässe Kündigung / Erneuerung von Verträgen)

Was Du mitbringst

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit, idealerweise ergänzt durch eine entspreche Aus- oder Weiterbildung
• Ausgeprägtes Organisationstalent mit selbstständiger, speditiver und strukturierter Arbeitsweise
• Umgängliche, offene und durchsetzungsstarke Persönlichkeit
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
• Geübter Umgang in gängigen Office-Anwendungen & IT Tools
• Sehr gute mündliche Deutsch- und Englischkenntnisse (min. Niveau B2) sind zwingend, Französischkenntnisse wären von Vorteil

Swiss Sign:Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten, Swiss Sign:Flexible Arbeitszeiten & Hybrid-Work, Swiss Sign:Kostenloses Mobil-Abo, Swiss Sign:Beteiligung an Mobile-Neuanschaffung nach vollendeter Probezeit bis zu max. CHF 300.-, Swiss Sign:Halbtaxabonnement, Swiss Sign:Private Unfall – Zusatzversicherung, Swiss Sign:5 – 6 Wochen Ferien / ab 50 Jahren eine Woche zusätzliche Ferien, Swiss Sign:Attraktive Pensionskassenbeiträge – Arbeitgeberbeitrag umfasst 65%, der Arbeitnehmerbeitrag 35%

So schaffst du Mehrwert Als erfahrene/r Office Manager bist du ein Organisationstalent und behältst auch bei vielfältigen Aufgaben stets den Überblick. Du unterstützt die Geschäftsleitung in allen administrativen und organisatorischen Belangen, koordinierst Termine mit externen Partnern und stellst einen reibungslosen Büroalltag sicher. Mit deiner selbstständigen, strukturierten und lösungsorientierten Arbeitsweise packst du gerne mit an und sorgst dafür, dass alle Abläufe effizient funktionieren. Dein Arbeitsort ist unser Hauptsitz in Glattbrugg, die Stelle erfordert jedoch regelmässige Besuche in unserer Zweigniederlassung in Lausanne. Deine Aufgaben im Überblick Administration & Kommunikation Unterstützung der Geschäftsleitung sowie der Bereiche in allen administrativen, organisatorischen und operativen Belangen (inkl. Kalender-, Termin- und Reisekoordination)Organisation von Meetings, Workshops, Teamevents und GeschäftsreisenKoordination der internen MitarbeiterkommunikationZentrale Kontaktperson für das Sekretariat der Schweizerischen Post Facility Management Organisation und Koordination des gesamten Office- und Facility Managements für unsere beiden Standorte in Glattbrugg und LausanneZentrale Kontaktperson für unsere Vermieter und DienstleisterBetreuung von Büroinfrastruktur, Mobiliar und dem ZutrittssystemenKoordination von Reparaturen, Wartungen und Renovationen Lieferantenmanagement Selbstständige Einholung und Prüfung von Offerten sowie Koordination von Lieferanten, Handwerkern und externen DienstleisternVerantwortung für die Beschaffung sämtlicher VerbrauchsmaterialienEigenverantwortliche Kontrolle von eingehenden Rechnungen und KreditkartenbelegenVerantwortung für das Vertragsmanagement für Dienstleistungen im Bereich Office & Facility Management (zeitgemässe Kündigung / Erneuerung von Verträgen) Was Du mitbringst Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit, idealerweise ergänzt durch eine entspreche Aus- oder WeiterbildungAusgeprägtes Organisationstalent mit selbstständiger, speditiver und strukturierter ArbeitsweiseUmgängliche, offene und durchsetzungsstarke PersönlichkeitHohes Verantwortungsbewusstsein und DiskretionGeübter Umgang in gängigen Office-Anwendungen & IT ToolsSehr gute mündliche Deutsch- und Englischkenntnisse (min. Niveau B2) sind zwingend, Französischkenntnisse wären von Vorteil

SwissSign ist ein anerkannter Schweizer Trust Service Provider (TSP). Wir schaffen die Grundlage für sichere digitale Geschäftsprozesse basierend auf leistungsstarken Zertifikatsdiensten und modernen digitalen Vertrauensdiensten über verschiedene regulatorische Rahmenbedingungen hinweg., , Unsere Zertifikatsdienste stellen eine vollständig in der Schweiz betriebene Public Key Infrastruktur für digitale Zertifikate bereit und gewährleisten sichere Kommunikation, Datenschutz und Compliance über den gesamten Zertifikatslebenszyklus hinweg. Ergänzend dazu ermöglichen unsere digitalen Vertrauensdienste rechtskonforme elektronische Signaturen, Siegel und Zeitstempel und unterstützen durchgängig digitale Geschäftsprozesse auf der Basis verifizierbarer, wiederverwendbarer Nachweise., , SwissSign ermöglicht es Unternehmen, die höchsten Standards in den Bereichen Datenschutz, Privatsphäre und Compliance einzuhalten und gleichzeitig ihre digitale Souveränität zu wahren. Dank unserer vollständig in der Schweiz verwalteten, georedundanten Infrastruktur geniessen sensible Kundendaten maximalen Schutz. So bieten wir unseren Kunden und deren Endnutzern ein Höchstmass an Sicherheit und Vertrauen., , SwissSign ist eine 100%ige Konzerngesellschaft der Schweizerischen Post