Office Manager:In, 100%

Dein Aufgabengebiet umfasst...

1. Office Management & Empfang

   Du bist die zentrale Ansprechperson für internationale Gäste, Kunden und Mitarbeitende vor Ort. Du betreust den Empfang, organisierst Meetings, koordinierst interne Anfragen und stellst sicher, dass der Bürobetrieb professionell und reibungslos funktioniert. Du unterstützt das Team bei der Finanzadministration und bist erste Ansprechperson für verschiedene Lieferanten/Handwerker, für die Reinigung, technisches Büroequipment, sowie die Bestellung und Verwaltung von Büromaterial. Dein Fokus liegt auf einem hohen Servicelevel und einer herzlichen, professionellen Atmosphäre. 

2. Digital Office Management 

   Du gibst zentrale Impulse, um unsere internen Abläufe effizient und zukunftsorientiert auszurichten. Dabei analysierst du bestehende Prozesse, und entwickelst zusammen mit unserer Data und IT-Managerin automatisierte Workflows für Routineaufgaben. Du übernimmst Verantwortung für die Datenpflege und Qualitätssicherung unserer Kundendaten. Damit hilfst du das gesamte Office Management effizienter zu machen.

Dein Profil / Unsere Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Hintergrund und mind. 3 Jahre Berufserfahrung
• Weiterbildung im Digitalen Office Management, oder einen Leistungsausweis in Digitalisierung, Automatisierung und/oder neuen Technologien (Copilot).
• Sehr versiert in der Anwendung von Microsoft 365 (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, Teams) und digitalen Ablagesystemen (SharePoint/OneDrive); Routine in der Kalender- und Terminorganisation (inkl. Koordination mehrerer Stakeholder und Zeitzonen); sicher im Einsatz von Kollaborationstools (z. B. Teams) sowie im digitalen Dokumentenhandling (PDF, E-Signaturen)
• Du besitzt Gastgeber-Qualitäten, eine professionelle Ausstrahlung, bist teamorientiert und proaktiv anpackend
• Du hast ein sehr gutes Zeit- und Selbstmanagement und du bist gut darin, gleichzeitig diverse Aufgaben und Projekte erfolgreich zu managen.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift 

Deine Benefits / Unser Angebot

• Zusammenarbeit mit einem kleinen, internationalen Team und Schlüsselpersonen aus den führenden Tech-Hubs der Welt
• Gestaltungsspielraum, kurze Entscheidungswege und ein modernes Arbeitsumfeld; einen Arbeitsplatz direkt an der Limmat, 5 Minuten zu Fuss vom Hauptbahnhof
• 5 Wochen Ferien; 1 Woche «Work from Anywhere in Europe» plus Betriebsferien zwischen Weihnachten und Neujahr
• Wir übernehmen dein Handyabo und ein SBB-Halbtaxabo