Persönliche AssistentIn des Verlegers 100% (w/m/d)

In dieser vertrauensvollen und vielseitigen Funktion tragen Sie massgeblich zum reibungslosen Ablauf des Verlegersekretariats bei. Gemeinsam mit einem kleinen, eingespielten Team unterstützen Sie den Verleger in sämtlichen administrativen und organisatorischen Belangen. Durch vorausschauendes Handeln, sorgfältige Planung und ein hohes Mass an Diskretion stellen Sie sicher, dass sowohl geschäftliche als auch private Anliegen effizient und professionell erledigt werden.

Stellenbeschreibung

Organisation und Administration:

• Führung, Koordination und Überwachung der Agenda des Verlegers
• Planung und Buchung von Geschäfts- und Privatreisen (inkl. Flüge, Hotels, Termine vor Ort)
• Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost (physisch und digital)
• Verwaltung der elektronischen und physischen Ablage
• Organisation und Durchführung von Versandaktionen im Namen des Verlegers

Kommunikation und Korrespondenz:

• Telefonische und schriftliche Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
• Erstellung von Korrespondenz (Brief/E-Mail), geschäftlich wie privat
• Überwachung, Priorisierung und Beantwortung von E-Mails
• Terminvereinbarungen und -abstimmungen im geschäftlichen und privaten Kontext

Unterstützung im Tagesgeschäft:

• Pflege und Aktualisierung der Kontaktdatenbank
• Erstellung von Spesenabrechnungen
• Organisation von Buch- und Filmbestellungen
• Verwaltung von Papeterie- und Buchbeständen im Verlegerbüro
• Einsortieren neuer Verlagsbücher in hausinterne Regale
• Betreuung von Gästen im Hause

Profil

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Linguistik oder einem ähnlichen Studiengang
• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion, idealerweise im kulturellen oder redaktionellen Umfeld
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse, jede weitere Sprache von Vorteil
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und Affinität zu digitalen Tools
• Hohe Diskretion, Loyalität und professionelles Auftreten
• Selbständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Freude am Umgang mit Menschen und ein ausgeprägter Teamgeist

Das Angebot

Wenn Sie sich in dieser vielseitigen und verantwortungsvollen Aufgabe wiedererkennen und Freude daran haben, einen Verleger im täglichen Geschäft wie auch im privaten Umfeld zu unterstützen, dann freuen wir uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen!