Personal Assistant Family Office | 100 % Business, Household, Projects & LifeStyle

Im Mittelpunkt steht der Support – mit Fokus auf ein Mitglied der Principal-Familie – im privaten wie im geschäftlichen Alltag. Zusammen mit einer weiteren Person bilden Sie ein verlässliches Assistenzduo, das mit organisatorischem Geschick sämtliche Abläufe vorausschauend steuert und sicherstellt, dass im Hintergrund alles reibungslos funktioniert. Sie arbeiten Hand in Hand, tauschen sich kontinuierlich aus und vertreten einander. Statt klar abgegrenzter Zuständigkeiten stellen Sie gemeinsam sicher, dass Aufgaben nahtlos ineinandergreifen – sozusagen Betreuung aus einem Guss. Dafür braucht es kontinuierliche Abstimmung sowie ein übereinstimmendes Qualitäts- und Serviceverständnis. Sie verstehen sich als Partner auf Augenhöhe, denken füreinander mit und sorgen dafür, dass Know-how, Informationen und Entscheidungen jederzeit lückenlos weitergegeben werden. Sie wissen, dass sich der Alltag in diesem Umfeld nicht immer an festen Bürozeiten orientiert. Entsprechend flexibel reagieren Sie auf wechselnde Anforderungen und bringen sich bei Bedarf auch ausserhalb der üblichen Arbeitszeiten ein. Sie bewegen sich dabei zwischen den Anwesen und dem Office in Zürich.

Sie üben Ihren Beruf mit Leidenschaft aus und handeln mit ausgeprägter Hands-on-Mentalität. Privates und Geschäftliches greifen nahtlos ineinander, weshalb kaum ein Tag dem anderen gleicht. Daher sind Eigeninitiative und die Fähigkeit, rasch zwischen Themen zu «switchen», essenziell. Mit Gelassenheit und einem sicheren Urteilsvermögen behalten Sie auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick und finden für grosse wie kleine Herausforderungen überzeugende Lösungen. Der Arbeitsalltag in dieser Position unterscheidet sich von dem einer Assistenzfunktion im Konzern- oder KMU-Umfeld. Erfahrung als Personal Assistant in einem Family Office ist daher eine wesentliche Voraussetzung. Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten in der Übersicht:

• Vorausschauendes Termin- und Kalendermanagement; zuverlässige Nachverfolgung von Pendenzen und Fristen.
• Planung und Organisation von Reisen für die Familie, inklusive Flügen, Hotels, Visa, Transfers und Fahrerdisposition.
• E-Mail-Korrespondenz, Bearbeitung des WhatsApp-Group-Channels.
• Pflege und Aktualisierung des Kontaktnetzwerks in der Datenbank.
• Verwaltung und Ablage vertraulicher Unterlagen.

Household-Management & Private Affairs

• Führung des Hauspersonals inkl. Rekrutierung, professionelle Einführung neuer Mitarbeitender, Einsatz- und Ferienplanung, Überwachung des Haushaltsbudgets und der laufenden Ausgaben.
• Organisation privater Anlässe (sporadische Einsätze am Abend oder am Wochenende).
• Verwaltung der Fahrzeuge, bspw. Planung von Wartungs- und Serviceterminen sowie allgemeine Administration.
• Persönliche Besorgungen, Einkauf von Geschenken.
• Abwicklung von Rücksendungen, Reklamationen, Kreditkartenabrechnungen und MwSt.-Rückforderungen sowie Klärung von Anliegen mit Behörden, Banken und externen Dienstleistern.
• Gelegentliche Fahrdienste innerhalb der Schweiz sowie gelegentliche Begleitung auf Reisen.

Immobilienbetreuung & Projekte

• Betreuung der Liegenschaften sowie der Umgebung, Steuerung von Instandhaltungsprojekten; Vertretung des Principals bei Versammlungen der Eigentümergemeinschaften.
• Koordination von Unterhaltsarbeiten; Einholen und Vergleichen von Offerten; Beauftragung von Handwerkern und Dienstleistern.
• Koordination von Wartungs- und Serviceterminen.
• Überwachung technischer Einrichtungen wie bspw. Smart-Home-, Sicherheits- und audiovisuelle Systeme.
• Rechnungsprüfung und Plausibilisierung.
• Organisation und Überwachung von Sonderprojekten, bspw. Inventarerfassungen, Organisation des Deko-Lagers.

Ihr Profil | Fachliche & persönliche Voraussetzungen

• Ein Bachelorabschluss an einer FH/Universität oder einer renommierten Hotelfachschule (z. B. EHL, SHL) oder eine vergleichbare Weiterbildung (CAS).
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position in einem Family Office.
• Sie behalten auch bei hoher Komplexität den Überblick und können Prioritäten unter Zeitdruck oder bei kurzfristig sich ändernden Bedingungen sicher setzen.
• Selbständige, präzise Arbeitsweise und ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein. Sie haben Freude daran, Erwartungen nicht nur zu erfüllen, sondern zu übertreffen. Dabei prägt ein erstklassiges Serviceverständnis Ihr tägliches Handeln.
• Souveränes, gewinnendes Auftreten und ausgeprägte Sozialkompetenz. Sie führen das Personal motivierend und mit natürlicher Autorität.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 sowie den gängigen digitalen Arbeitsmitteln, insbesondere im Kalender- und E-Mail-Management, in Excel sowie auf Reise-, Buchungs- und Premium-E-Commerce-Plattformen.
• Integrität und absolute Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen.
• Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift (C1/C2); Französischkenntnisse sind von Vorteil.
• Führerschein der Kat. B, ein einwandfreier Strafregisterauszug sowie persönliche Referenzen.

Es erwartet Sie eine aussergewöhnliche Aufgabe mit Gestaltungsspielraum in einem modernen Arbeitsumfeld. Sie werden Teil eines engagierten, sympathischen Teams, das sich gegenseitig unterstützt und an einem Strang zieht. Wir bitten um Verständnis dafür, dass wir Bewerberinnen und Bewerber berücksichtigen können, die die beschriebenen Anforderungen in den entscheidenden Punkten erfüllen. Ein Online-Assessment sowie eine Referenzprüfung sind Bestandteile unseres Auswahlprozesses. Fühlen Sie sich von dieser Aufgabe angesprochen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen, bitte chronologisch in einem PDF zusammengefasst (CV, Arbeitszeugnisse und Ausbildungsnachweise), Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung sowie Ihres frühestmöglichen Eintrittsdatums und Angabe der Referenz "PA Family Office-ZH" an

Barnickel & Fellows | Talstrasse 58 | 8001 Zürich | +41 44 243 86 68 | www.barnickelfellows.ch