Personal / Executive Assistant (m/w/d)

Verantwortungsbereich:

Executive & Personal Support

• Umfassende persönliche und organisatorische Unterstützung
• Pflege, Steuerung und Priorisierung eines komplexen Kalenders
• Koordination von Terminen, Meetings, Reisen und Reservierungen
• Sicherstellung reibungsloser Tagesabläufe im beruflichen und organisatorischen Kontext

Kommunikation & Schnittstellenmanagement

• Professionelle Erstkommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
• Strukturierte Sichtung, Priorisierung und Vorformulierung von E-Mails (Deutsch & Englisch)
• Vor- und Nachbereitung von Meetings inklusive Follow-ups

Business & Executive Operations

• Operative Unterstützung im laufenden Tagesgeschäft
• Aktives Mitdenken in Prioritäten, Abhängigkeiten und Entscheidungsprozessen
• Strukturierung komplexer Themen nach klaren Denk- und Entscheidungsmodellen
• Sicherstellung effizienter Abläufe und sauberer Dokumentation
• Identifikation von Optimierungspotenzialen und aktive Prozessverbesserung

Organisation & Struktur

• Aufbau und Pflege professioneller digitaler Ablagestrukturen
• Sicherstellung von Ordnung, Transparenz und Nachvollziehbarkeit
• Verlässliche Nachverfolgung offener Themen und Deadlines

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Anforderungsprofil:

• Höchstes Maß an Integrität, Loyalität und Diskretion
• Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Strukturierte, ruhige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Souveränität im Umgang mit sensiblen Informationen
• Fähigkeit, eigenständig zu denken und Prioritäten richtig zu setzen
• Wohnsitz in oder im näheren Umfeld von Zürich

Fachliche Qualifikation

• Mehrjährige Erfahrung als Personal Assistant, Executive Assistant oder in vergleichbarer vertrauensbasierter Position von Vorteil
• Erfolgreich abgeschlossene(s) Abitur / Matura
• Deutsch und Englisch verhandlungssicher in Wort und Schrift (C1 oder höher)
• Sehr hohe Auffassungsgabe und ausgeprägte Lernfähigkeit
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools, Kalender- und Kommunikationssystemen
• Sehr gute organisatorische und administrative Fähigkeiten

Technologie & Arbeitsweise

• Sehr hohe Routine im Einsatz von LLMs (z. B. ChatGPT) als integraler Bestandteil der täglichen Arbeit
• Erfahrung mit Automatisierungs- und Workflow-Systemen (z. B. n8n) ist ein Plus
• Verständnis moderner, effizienter Arbeitsprozesse
• Hohe digitale Affinität und strukturierte Tool-Nutzung

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Wir bieten:

• Eine hochvertrauensvolle Position mit direkter Nähe zur Geschäftsführung
• Tiefe Einblicke in das internationale Musikmanagement
• Direkte Beteiligung an operativen und strategischen Entscheidungsprozessen
• Ein professionelles, anspruchsvolles und zugleich menschliches Arbeitsumfeld
• Hoher Gestaltungsspielraum und Eigenverantwortung
• Hybrid-Arbeitsmodell mit Flexibilität und klarer Struktur
• Langfristige Zusammenarbeit mit Entwicklungsperspektive