Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2025 en cliquant

Le Service d’anesthésiologie est un service transversal des HUG au cœur du plateau technique. Avec ses 7 unités médicales et une unité de recherche et d'innovation, sa mission vise à assurer le confort et la sécurité de la patientèle au cours d'actes thérapeutiques ou diagnostiques, médicaux ou chirurgicaux, ainsi que lors des soins post-interventionnels, tout en veillant à la bonne prise en charge de la douleur

Description du poste

• Au sein du Service d'anesthésiologie, vous remplissez toutes les tâches administratives en lien avec les consultations du service
• Vous gérez la planification des consultations d'anesthésiologie (prise des rendez-vous, convocations, préparation des dossiers, numérisation de documents) et organisez les examens complémentaires, tout en vous assurant du suivi de la bonne trajectoire du dossier médical et du patient ou de la patiente
• Vous précisez la réception des appels téléphoniques et l'accueil physique des patients et patientes et/ou de leurs proches
• Vous gérez le courrier et la messagerie électronique
• Vous gérez les dossiers et réclamations de la patientèle et des assurances (suivi, dactylographie des documents, recherche, classement, numérisation) et vous participez au suivi des dossiers pour la facturation
• Vous effectuez la rédaction et la mise en forme de divers documents (correspondances, procès-verbaux, comptes-rendus médicaux, rapports, élaboration/mise à jour de procédures, etc.) et vous effectuez les tâches logistiques telles que les demandes de travaux, la gestion des stocks et la réservation de salles
• Vous saisissez et mettez à jour les statistiques inhérentes à l’activité
• Grâce à votre aisance relationnelle, vous développez un lien de proximité avec vos collègues et vous fournissez une continuité de service en assurant la permanence lors des absences, afin d’assurer une continuité de service. Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre sa polyvalence au service de l'institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins

Qualifications

• Vous êtes titulaire d'un diplôme de secrétaire médical ou médicale
• Vous avez réussi une expérience réussie de 3 à 5 ans dans un poste similaire, au sein d'un secrétariat médical
• Vous avez une maîtrise parfaite de la rédaction du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de, l'écrit, ainsi que de la terminologie médicale. La connaissance de l'anglais est un atout
• Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL standard sur Word, Excel, Powerpoint, Outlook et/ou Web exigé) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, GRECO, Qualiac, Opale, OPERA)
• Vous possédez un bon esprit d'équipe, vous avez la capacité à travailler en bureau partagé avec plusieurs secrétaires
• Tout en ayant un excellent sens de l'organisation et des priorités, vous êtes une personne autonome, dynamique, rigoureuse et précise dans les tâches qui vous sont confiées
• Vous pourrez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et de gérer ainsi facilement les situations de stress. Enfin, vous faites la preuve d'un sens aigu de la confidentialité
• Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi