Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2025 en cliquant

Le Service des urgences est un service transversal qui a pour missions d'accueillir la patientèle 24h/24 quelle que soit la nature de son problème de santé, d'assurer une prise en soins rapide et efficace afin d'orienter les personnes prises en charge vers la structure la plus appropriée. Le Service des urgences assure également au niveau cantonal une aide médicale urgente, coordonnée et gère les événements majeurs, tout en étant un service de référence pour les structures du canton

Description du poste

• Au sein de la BSC (Brigade sanitaire cantonale) et de l’UPHR (Unité des urgences préhospitalières et de réanimation), vous contribuez activement au bon fonctionnement des équipes en assurant un support administratif essentiel
• Vous assurez la saisie des affectations, horaires, etc. des équipes dans Vision RH et veillez au suivi régulier des différents soldes (médecins et ambulanciers), ainsi que les déclarations de piquets. Vous assurez la gestion de documentation très spécifique aux services, dans le respect des directives institutionnelles
• Vous effectuez la rédaction et la mise en forme de divers documents (correspondances, procès-verbaux, rapports, élaboration/mise à jour de procédures, etc.). Vous gérez le courrier et la messagerie électronique. Vous apportez un appui de gestion pour les formations. Vous effectuez les tâches logistiques comme les demandes de travaux, la gestion des stocks et la réservation de salles, ainsi que les commandes pour le matériel spécifique
• Grâce à votre aisance relationnelle, vous collaborez avec les équipes pluridisciplinaires, les collaborateurs et collaboratrices, les secteurs partenaires, les personnes privées et les autres services. Vous développez un lien de proximité avec vos collègues et vous fournissez une continuité de service en assurant la permanence lors des absences, afin d’assurer une continuité de service
• Au sein du Service des urgences, vous assurez toutes les tâches administratives en lien avec la prise en charge des patients et patientes au service des urgences. Vous gérez le suivi des dossiers de la patientèle, en vous assurant de leur bonne trajectoire, assurez la numérisation de documents. Vous assurez la réception des appels téléphoniques et l’accueil physique des patientes et patients et/ou de leurs proches
• Vous gérez les dossiers et réclamations de la patientèle et des assurances (suivi, dactylographie des documents, recherche, classement, numérisation) et vous participez au suivi des dossiers pour la facturation. Vous saisissez et mettez à jour les statistiques inhérentes à l'activité. Vous assurez la saisie des affectations, horaires, etc. des médecins des urgences psychiatriques et veillez au suivi régulier des différents soldes
• Vous effectuez la rédaction et la mise en forme de divers documents (correspondances, procès-verbaux, comptes-rendus médicaux, rapports, élaboration/mise à jour de procédures, etc.) et vous effectuez les tâches logistiques telles que les demandes de travaux, la gestion des stocks et la réservation de salles
• Grâce à votre aisance relationnelle, vous développez un lien de proximité avec vos collègues et vous assurez une continuité de service en assurant la permanence lors des absences. Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre sa polyvalence au service de l’institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins
• Vous êtes titulaire d’un diplôme de secrétaire médical ou médicale
• Vous disposez d'une expérience réussie de 2 à 3 ans dans un poste similaire, au sein d'un secrétariat médical
• Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de, rédaction. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. La connaissance de l’anglais est un atout
• Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced exigé sur Word et standard pour Excel, Powerpoint, Outlook et/ou Web) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, GRECO, Qualiac, Opale)
• Doté ou dotée d'un bon esprit d'équipe, vous avez la capacité à travailler en bureau partagé avec plusieurs secrétaires
• Tout en ayant un excellent sens de l'organisation et des priorités, vous êtes autonome, dynamique, rigoureuse et rigoureux et précise et précis dans les tâches qui vous sont confiées
• Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérer ainsi aisément les situations de stress. Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la confidentialité
• Classe de fonction : 11 (ECDL exigé pour la classe 11)

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi