Team-Assistant & Front Office 100 % | On-site

Manche Positionen haben mehr Gewicht, als es auf den ersten Blick scheint. Die Teamassistenz am Empfang unserer Klientin gehört genau dazu. Du bist die Person, die Gäste mit einem Lächeln empfängt, Kolleginnen und Kollegen den Rücken freihält und mit Sinn für «feel good management» dafür sorgt, dass der Büroalltag rund läuft und eine positive Atmosphäre entsteht. Du arbeitest in den kleinen Aspekten genauso sorgfältig wie bei den grossen Aufgaben, weil beides ineinandergreift. Neben deiner Fähigkeit, den Überblick zu behalten, hast du auch ein gutes Gespür für Menschen und Situationen, das dir hilft, dich schnell auf unterschiedliche Persönlichkeiten und Themen einzustellen. Und deine Präsenz vor Ort macht den Unterschied: Sie stärkt den Teamspirit, erleichtert den direkten Austausch und sorgt dafür, dass sich jede und jeder beim Betreten des Büros herzlich willkommen fühlt. So wirst du zu einem wichtigen Teil des Teams und trägst entscheidend dazu bei, dass das Unternehmen so wahrgenommen wird, wie es sein soll: professionell, sympathisch und picobello organisiert.

Dein Arbeitgeber

Flache Hierarchien, schnelle Entscheidungswege, ein lässiges Team und ein hochdynamisches Umfeld sowie täglicher Kontakt mit interessanter, internationaler Klientel. Es gibt Entwicklungsmöglichkeiten, Teamevents und darüber hinaus ein „state-of-the-art“-Office und viele Benefits, so dass das Arbeiten Freude macht.

Deine Aufgaben und Verantwortlichkeiten 

• Du repräsentierst das Unternehmen, begrüsst Gäste und beantwortest telefonische Anfragen.
• Du sorgst für das Wohlbefinden im Team, von der Lunchorganisation über Catering bis hin zu kleinen Gesten, die einfach Wertschätzung zeigen.
• Du kümmerst dich um Geschenke und besondere Anlässe (Ostern/Weihnachten/Geburtstage/Jubiläen).
• Du bereitest Meetingräume vor, hast die Technik im Griff und koordinierst Videokonferenzen.
• Du übernimmst Bestellungen, hältst den Überblick über Office- und Kitchen-Supplies und sorgst dafür, dass es an nichts fehlt.
• In Zusammenarbeit mit deinen Assistenzkolleginnen stellst du die Planung von Terminen und Reisen der Investment-Manager sicher und sorgst dafür, dass Spesen und Reisekostenabrechnungen korrekt und termingerecht erledigt werden.
• Du führst Korrespondenz in Deutsch und Englisch, beantwortest E-Mails und hältst den Informationsfluss am Laufen.
• Du hilfst bei der Organisation von Events und bringst dich immer genau dort ein, wo eine zusätzliche Hand gebraucht wird.
• Du übernimmst die kleinen Dinge, die im Laufe des Tages spontan auftauchen, vom Garagentermin über Behördengänge bis zu Besorgungen.

Was bringst Du mit?

• Eine kaufmännische Ausbildung, ergänzt durch Assistenzerfahrung, gerne in der 5*-Hotellerie, Private Equity, Vermögensverwaltung oder im Investment Banking. Da du Stellvertretungen übernimmst und Teamassistenzunterstützung leistest, muss Erfahrung in einer ähnlichen Position vorhanden sein.
• Einen versierten Umgang mit MS Office, Teams, Zoom sowie modernen Office-, Workflow- und Kollaborationstools, inklusive KI-Anwendungen.
• Exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie Englisch auf Advanced-Level (C1); du kommunizierst klar, präzise und stilsicher.
• Freude daran, in einem anspruchsvollen, dynamischen Umfeld mitzuwirken und Verantwortung zu übernehmen.
• Routineaufgaben erledigst du mit konstant hoher Qualität, zugleich kannst du flexibel zwischen verschiedenen Themen wechseln.
• Eine ausgeprägte Teamplayer-Mentalität, kombiniert mit hervorragender Organisation und einem strukturierten Arbeitsstil.
• Eine aufgeschlossene, unkomplizierte Art mit „can-do“-Haltung und gewinnender Ausstrahlung.
• Hohes Engagement, Flexibilität im Denken und Handeln sowie die Fähigkeit, auch unter Zeitdruck den Überblick zu behalten.
• Diskretion und vorausschauendes, verantwortungsbewusstes und lösungsorientiertes Arbeiten zeichnen dich aus.
• Nicht zuletzt überzeugst du durch ein sicheres, zuvorkommendes Auftreten mit Stil und Charme.

Worauf Du Dich freuen darfst

Dich erwartet ein ausgesprochen professionelles Umfeld mit einem starken Teamspirit und Menschen, die wie du Freude an ihrer Arbeit haben und etwas bewirken möchten. Dein Aufgabenspektrum ist vielseitig und bietet dir die Möglichkeit, dein Know-how weiter auszubauen, Ideen einzubringen und einen vertieften Einblick in das spannende Geschäftsfeld unserer Klientin zu gewinnen. Wer hier Engagement zeigt und Verantwortung übernimmt, kann sich weiterentwickeln. Es gibt einen strukturierten, mehrstufigen Karrierepfad innerhalb der Assistenz. Dein Arbeitsplatz befindet sich in Zug, nur wenige Gehminuten vom Bahnhof entfernt und bestens an den ÖV angebunden. Nun sind wir gespannt und freuen uns auf deine Bewerbungsunterlagen (CV, Zeugnisse, Ausbildungsnachweise bitte chronologisch in einem PDF zusammengefasst), die uns zusammen mit einer Cover-E-Mail mit Angaben zu frühestmöglichem Eintritt und Gehaltsvorstellung mit dem Vermerk Admin FO-2026 an erreichen.

Barnickel & Fellows | Talstrasse 58 | 8001 Zürich | +41 44 243 86 68 | www.barnickelfellows.ch