Teamleitung Administration & Kundendienst

Administration

• Erstellung, Verwaltung und Ablage von Betreuungsverträgen
• Pflege von Datenbanken / Verwaltungssoftware
• Kontrolle und Bearbeitung von Ein- und Austritten (inkl. Kündigungsmanagement)
• Rechnungsstellung von diversen Dienstleistungen
• Bedarfsweise Kommunikation mit Ämtern und Behörden
• Bearbeitung von eingehender Korrespondenz (E-Mail und Korrespondenz)
• Zusammenarbeit mit Kitaleitung, Bereichsleitung
• Bearbeitung von Kreditoren
• Debitorenkontrolle
• Mahnwesen
• Zusammenarbeit mit der Buchhaltung
• Erstellung von Auswertungen für Geschäftsleitung und Bereichsleitung
• Teilnahme an Meetings
• Erstellung von Präsentationen
• Durchführung und Überwachung von Betreibungen

Kundendienst

• Anlaufstelle für Anfragen von Eltern (telefonisch und E-Mail)
• Beratung zu Betreuungsplätzen, Öffnungszeiten, Gebühren etc.
• Aufnahme von potenziellen Kundendaten
• Versand von Elterninformationen, Verträgen, Bescheinigungen und anderen Dokumenten/Unterlagen
• Bearbeitung von Reklamationen oder Anliegen
• Begleitung neuer Familien während des Anmeldeprozesses und Kitastart (administrative Fragen)
• Koordination von Elternbesichtigungen
• Verwaltung und Platzvergabe von Betreuungsplätzen in Abstimmung mit der Kitaleitung
• Erstellung von Auswertungen für Geschäftsleitung, Bereichsleitung und Marketing
• Schnittstelle Bereichsleitung-Marketing-Kundendienst
• Erstellung von Präsentationen
• Durchführung von sensibler Kundenkommunikation (Telefon, E-Mail oder persönlich)

Allgemein

• Durchführung von Mitarbeitergesprächen
• Begleitung und Überwachung von Onboarding-Prozessen bei neuen Mitarbeitern
• Erstellung von Arbeits- und Zwischenzeugnissen
• Überwachung des Arbeitsstundensaldos der Mitarbeiter

Soft Skills & Anforderungen in der Rolle

• Hohe Kommunikationsfähigkeit & Serviceorientierung
• Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
• Einfühlungsvermögen im Umgang mit Familien
• Verschwiegenheit & professioneller Umgang mit sensiblen Daten
• Eigenständigkeit, Verantwortungsbewusstsein & Teamgeist
• Versierter Umgang mit Microsoft Office Programmen (Outlook, Word und Excel)
• Ausgeprägtes vernetztes Denken
• Ausgeprägte Führungskenntnisse