Kantonale Verwaltung Zürich
Verwaltungsassistent/-in
Kantonsschule Stadelhofen
Filiale Dübendorf
Verwaltungsassistent/-in 80 - 100%
Die Kantonsschule Stadelhofen ist ein kantonales Gymnasium mit alt- und neusprachlichem, mathematisch-naturwissenschaftlichem und musischem Profil. Im Jahr 2026 wird unsere Schule um eine Filiale in Dübendorf erweitert. Bis zum Einzug in den definitiven Standort wird die Schule an zwei provisorischen Standorten geführt. Im Vollbetrieb soll sie 1‘300 Schüler/-innen Platz bieten und neben dem Kurzgymnasium auch eine Handelsmittelschule und ein Untergymnasium umfassen.
Für die Aufbauphase unserer neuen Schulstandorte sowie den anschliessenden Schulbetrieb suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine initiative und mitdenkende Persönlichkeit als Verwaltungsassistent/-in (80–100 %).
In dieser vielseitigen Funktion übernehmen Sie eine zentrale Rolle im Sekretariat und unterstützen die Schulleitung tatkräftig beim Aufbau und der Weiterentwicklung der neuen Standorte. Sie packen Aufgaben eigenständig an, behalten auch bei unterschiedlichen Themen den Überblick und sorgen dafür, dass die Arbeiten zuverlässig, effizient und vollständig umgesetzt werden. Wir suchen eine unkomplizierte, flexible Persönlichkeit mit einer raschen Auffassungsgabe, die Verantwortung übernimmt, pragmatische Lösungen findet und Freude daran hat, Dinge voranzutreiben. Der Dienstag ist als fixer Arbeitstag gesetzt.
Ihre Aufgaben
- Sie verantworten zentrale Bereiche der Schuladministration und stellen eine zuverlässige, termingerechte und qualitativ hochwertige Abwicklung der administrativen Prozesse sicher. - Sie sind die erste Anlaufstelle für Schüler/-innen, Eltern und Lehrpersonen und gewährleisten einen professionellen und serviceorientierten Betrieb des Sekretariats.
- Sie koordinieren das Tagesgeschäft, setzen Prioritäten und behalten auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick.
- Sie wirken aktiv beim Aufbau der neuen Schulstandorte mit und übernehmen anfallende Aufgaben selbständig, pragmatisch und lösungsorientiert.
- Sie entlasten die Adjunktin mbA / Leiterin Zentrale Dienste, indem Sie Aufträge eigenverantwortlich weiterführen, Aufgaben zuverlässig umsetzen und dort unterstützen, wo es gerade nötig ist.
- Sie behalten projektbezogene Aufgaben, Pendenzen und Termine im Blick und sorgen dafür, dass Vereinbartes zuverlässig vorangetrieben und umgesetzt wird.
- Ihr Arbeitsplatz befindet sich in Dübendorf. Die Tätigkeit erfordert die Präsenz vor Ort; Homeoffice ist nicht möglich.
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ) ergänzt durch eine höhere Weiterbildung (wie z.B. FH Studium, Fachausweis oder ähnlich)
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen administrativen Funktion, vorzugsweise in einem projektorientierten Umfeld - Rasche Auffassungsgabe sowie eine strukturierte, vorausschauende und selbständige Arbeitsweise
- Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, mehrere Themen gleichzeitig zu koordinieren und auch in dynamischen Situationen den Überblick zu behalten
- Hohe Eigeninitiative und die Bereitschaft, Aufgaben eigenständig zu erkennen, anzupacken und konsequent zum Abschluss zu bringen
- Lösungsorientierte, pragmatische und belastbare Persönlichkeit mit ausgeprägter Hands-on-Mentalität
- Stilsichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sehr gute IT-Kenntnisse der MS-Office-Tools (insbesondere MS Teams).
Unser Angebot
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, in einer aussergewöhnlichen Aufbauphase Verantwortung zu übernehmen und die neuen Schulstandorte aktiv mitzugestalten. Es erwartet Sie eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Eigenverantwortung, kurzen Entscheidungswegen und einem breiten Aufgabenspektrum. Sie bringen Ihre Erfahrungen und Ideen ein, gestalten Abläufe mit und leisten einen wichtigen Beitrag dazu, dass aus neuen Schulstandorten erfolgreiche Schulen entstehen. Die Anstellungsbedingungen richten sich nach den personalrechtlichen Bestimmungen des Kantons Zürich.
Bewerbung
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen ausschliesslich über das Online-Tool ein und geben Sie in ihren Bewerbungsunterlagen das gewünschte Arbeitspensum an. Bewerbungen ausserhalb des Online-Tools werden nicht akzeptiert.
Für Auskünfte steht Ihnen Frau Carlina Capaul, Adjunktin mbA / Leiterin Zentrale Dienste, ausschliesslich über Mail gerne zur Verfügung.
Weitere Informationen finden Sie unter Kantonsschule Stadelhofen Filiale Dübendorf