Verwaltungsassistent*in

Aufgaben

In der Funktion als Verwaltungsassistent*in des Institutsdirektors sind Sie die erste Ansprechperson für interne und externe Anfragen und unterstützen das Institut mit ihrem Fachwissen in personellen und administrativen Angelegenheiten. Ebenfalls sind Sie für die Bewirtschaftung der Drittmittel-Projekte verantwortlich. Zu Ihrem Aufgabengebiet gehören:

• Erledigung von sämtlichen Korrespondenzen in Deutsch und Englisch für den Institutsdirektor sowie kleinere Korrespondenzaufgaben für die Gruppenleiter
• Betreuung des Postein- und ausgangs sowie Telefonate für das Sekretariat
• Personalverantwortliche für das Institut (~ 50 Mitarbeiter, international)
• Financial Controlling inkl. Rechnungskontierung und Spesenabwicklung über SAP, sowie Verwaltung der Drittmittelprojekte
• Administrativer Support für das Institut wie Raumbuchungen usw.
• Terminplanung für den Institutsdirektor
• Erteilen von internen und externen Auskünften
• Verwaltung des Büromaterials und Schlüsselwesens
• Vorbereitung der Institutssitzung (inkl. Traktandenaufruf) und Protokollführung
• Unterstützung und Organisation von Meetings, Tagungen sowie deren Verfolgung und Nachbearbeitung
• Organisation der Dienstreisen des Institutsdirektors, Institutsevents und Institutsausflüge
• Erstellung des akademischen Berichts

Profil

• vorgängiges arbeiten im universitären Umfeld ist wünschenswert
• Erfahrung im administrativen Bereich ist von Vorteil
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• exaktes, pflichtbewusstes, selbstständiges und sehr effizientes Arbeiten
• gute Organisations- und Entscheidungsfähigkeit
• sehr gute PC-Anwenderkenntnisse
• motiviert, teamfähig und flexibel

Wir bieten

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Arbeitsort

Institut für Molekulare Mechanismen bei Krankheiten

Information zur Bewerbung

Weitere Auskünfte

Fragen zur Stelle

Etelka Szabo Sumithram

Arbeiten an der UZH

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