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Meeting-Wahn: Wie Führungskräfte unnötig Zeit vergeuden

Führung
03. Februar 2017
Eine Studie hat ergeben, dass Führungskräfte bis zu 9,1 Stunden Arbeitszeit wöchentlich einbüssen, indem sie an nicht effizienten Besprechungen teilnehmen beziehungsweise ihnen vorstehen. Es wird viel geredet, immerfort dasselbe angesprochen und derjenige, der am Ende die Entscheidung treffen soll, der fehlt. Durch solch unproduktive Meetings geht nicht nur viel Arbeitszeit verloren, sondern es strapaziert auf Dauer auch einfach die Nerven! Wird der Frage nachgegangen, warum ein Unternehmen langsam und unproduktiv arbeitet, gibt es oftmals eine plausible und simple Erklärung: Es werden zu viele redundante und damit unsinnige Meetings abgehalten. Eben diese verschlingen vor allen Dingen in den Wissensjobs enorm viel Arbeitspotenzial.

– by co2-kommunikation.ch –
 
Eine Analyse des Marktforschungsinstituts Harris, die im Auftrag des kalifornischen Softwareanbieters Clarizen durchgeführt wurde, ergab erschreckende Zahlen: Der Studie zufolge verlieren Beschäftigte weltweit durchschnittlich 4,5 Stunden pro Woche durch Meetings und Besprechungen. Diesen „Zusammentreffen“ müssen sie aus Präsenzgründen beiwohnen, obwohl sie keinerlei Relevanz für die besprochenen Themen und Projekte innehaben. Bei den Führungskräften ist die Bilanz noch düsterer ausgefallen: Sie sind zusätzlich rund 4,6 Stunden mit der Vor- und Nachbereitung der Arbeitstreffen beschäftigt – in denen es in den meisten Fällen aber zu keinem relevanten Ergebnis oder nur zu Wiederholungen kommt. Das bedeutet unterm Strich: Ein Teamleiter verschwendet rund 9,1 Stunden pro Woche für Meetings, die unproduktiv sind. Für die Entscheider ist das mehr als ein Arbeitstag pro Woche!

Die Mitarbeiter werden demotiviert
Damit sind unproduktive Meetings reine Verschwendung von Arbeitszeit und das stellt einen betriebswirtschaftlichen Wahnsinn dar. Und als wäre das noch nicht genug, werden durch derartige Meetings die Mitarbeiter demotiviert. Viele Beschäftige halten Teamsitzungen und Meetings für überflüssig. Sie geben an, dass das lange Herumsitzen und das „Herumgelabere“, welches am Ende zu nichts führe, schlechte Laune bereite. Denn in der Regel bleibt dadurch viel Arbeit liegen. Und da viele Unternehmen mit knappen Personalzahlen arbeiten, führt der unproduktive Meetingwahn am Ende zu noch mehr Stress.

Zeit ist Geld!
Ein Meeting sollte daher nur dann einberufen werden, wenn es unbedingt notwendig ist. Zudem sollten nur diejenigen Mitarbeiter dazu geladen werden, die von den Themen auch tatsächlich betroffen sind. Wichtig ist zudem, dass eine entsprechende Moderation stattfindet und sichergestellt wird, dass der oder die Entscheidungsträger anwesend sind. Führungskräfte sollten nach einem festen Zeitplan arbeiten. Das ist wichtig, denn sie nehmen laut einer Studie an rund 7.000 Meeting-Stunden teil und lesen bis zu 30.000 E-Mails pro Jahr. Dabei handelt es sich oftmals um vergeudete Zeit, in der nur selten das gewünschte Ergebnis erzielt wird. Die Zeit, die für manche Meetings verplempert wird, könnte an anderer Stelle produktiver genutzt werden. Und mal ganz ehrlich: Wer hat sich noch nicht dabei ertappt, wie er während eines Meetings seine elektronischen Kalender analysiert, private E-Mails versendet oder in seinen Facebook-Account sieht?

Bildquelle: Thinkstock
 

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