„Hoi“ oder „Grüezi“? Wegweiser für E-Mail Grussformeln

Die E-Mail ist das Kommunikationsmittel Nummer eins in der westlichen Geschäftswelt. Dank mobiler Endgeräte wie dem Smartphone haben diese in den vergangenen Jahren sogar noch einen weiteren Aufschwung erlebt. Auf eine Antwort müssen Sie meist nicht mehr lange warten, sondern das Handy des Empfängers klingelt sofort bei Eingang der E-Mail und prompt folgt auch schon die Antwort – egal, ob sich dieser gerade im Büro aufhält oder unterwegs ist, ob es Mittag, Feierabend oder Wochenende ist. Die E-Mail spielt deshalb nach wie vor die grösste Rolle und hängt sogar das Telefonat oder persönliche Gespräch ab. Umso wichtiger ist es, dass Sie mit dem Medium der E-Mail richtig umzugehen wissen. Eine gute E-Mail bringt kurz und knapp auf den Punkt, was Sie vom Empfänger wollen. Der Betreff umreisst den Sachverhalt bereits verständlich. Zudem müssen Sie natürlich höflich sein und gerne gesehen ist auch eine übersichtliche Gliederung des Inhaltes, beispielsweise durch Stichpunkte. So viel zum grossen Ganzen. Doch dann gibt es da noch zwei kleine Details, die etlichen Schweizer Arbeitnehmern regelmässig Kopfzerbrechen bereiten: Wie sollen Sie den Empfänger ansprechen und sich am Ende der E-Mail richtig verabschieden?

Wenn Sie eine E-Mail an Ihren guten Kollegen oder eine Bekannte schreiben, machen Sie sich um die Grussformeln gewiss weniger Gedanken. Doch im beruflichen Kontext sind diese durchaus einen zweiten Blick wert. Der „falsche“ Gesprächseinstieg kann nämlich dazu führen, dass Ihre Nachricht überhaupt nicht gelesen wird oder beim Empfänger einen schlechten ersten Eindruck hinterlässt. Die Verabschiedung am Ende einer E-Mail kann ihr zudem noch einmal einen persönlichen Touch verleihen, dadurch sympathischer machen und Ihre Chancen auf eine schnelle Antwort – oder überhaupt eine Antwort – erhöhen. Schon die Veränderung von ein oder zwei kleinen Wörtern kann dabei einen grossen Unterschied machen. Worauf also sollten Sie bei Grussformeln in der E-Mail achten?

• Sprechen Sie den Empfänger, wenn möglich, stets mit dem Namen an. Vermeiden Sie also eine Begrüssung mit „Sehr geehrte Damen und Herren“.
• Machen Sie die Formulierung Ihrer Grussformeln davon abhängig, wie Sie zum Empfänger stehen. Kennen Sie sich gut? Dann können Sie gerne ein bisschen Witz oder eine persönliche Note einbringen. Schreiben Sie hingegen einer wildfremden Person, beispielsweise zu Akquisezwecken, halten Sie die E-Mail so formal wie möglich.
• Richten Sie sich dann am beruflichen Kontext des Empfängers aus: Den CEO eines international etablierten Traditionsunternehmens sollten Sie dementsprechend lieber klassisch sowie mit gesamtem Titel anschreiben, beispielsweise mit „Sehr geehrter Prof. Dr. Dr. Mustermann“. Den Praktikanten in einer Werbeagentur werden Sie damit eher verwirren. Da wäre ein simples „Hoi“ oder ein „Guten Tag“ besser platziert.
• Vorsicht mit der Begrüssung „Hallo“. Diese wird von vielen Schweizern als deutsche Grussformel interpretiert. Das kann für Verwirrung sorgen oder wird mancherorts sogar als arrogant empfunden – vorausgesetzt, Sie kommen nicht aus Deutschland. Wählen Sie stattdessen je nach Situation „Grüezi“, „Hoi“, „Guten Tag“ oder eben „Sehr geehrte/r Frau/Herr“.
• Schmücken Sie zudem Ihre Verabschiedung mit einer persönlichen Note aus. Senden Sie also beispielsweise „Freundliche Grüsse vom sonnigen Zürisee“ oder „Köstliche Grüsse aus der Heimat des Appenzeller Käses“.

– by co2-kommunikation.ch –


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