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Zeitmanagement: Das Pareto-Prinzip in der Praxis

Veröffentlicht am 18.02.2021
Zeitmanagement: Das Pareto-Prinzip in der Praxis
Das Pareto-Prinzip geht auf Untersuchungen zurück, die der italienische Ökonom Vilfredo Pareto Anfang des 20. Jahrhunderts durchführte. Daraus ist die 80/20 Regel entstanden. Was sie bedeutet, und wie Sie sie praktisch umsetzen - wir haben die wichtigsten Fakten für Sie zusammengefasst. 
Was ist das Pareto-Prinzip? 
Im Ergebnis bedeutet das Pareto-Prinzip, dass 80 Prozent der Ergebnisse mit einem Gesamtaufwand von 20 Prozent erreicht werden können. Diese 80/20 Regel leitete Vilfredo Pareto aus der Entdeckung ab, dass 20 Prozent der italienischen Staatsbürger 80 Prozent des Gesamtvermögens besassen. Schnell stellte er fest, dass sich das nach ihm benannte Pareto-Prinzip auch auf andere Bereiche übertragen lässt. 
 
Um die Verteilung nach dem Pareto-Prinzip zu verdeutlichen, hier ein paar Beispiele aus unterschiedlichen Bereichen:
  • 80 Prozent der Stadtbewohner eines Landes verteilen sich lediglich auf 20 Prozent der Städte. 
  • 80 Prozent Ihrer Anrufe führen Sie mit lediglich 20 Prozent Ihrer gespeicherten Kontaktdaten. 
  • Kinder spielen 80 Prozent ihrer Zeit lediglich mit 20 Prozent ihres Spielzeugs. 
Aus den genannten Beispielen lässt sich für das Pareto-Prinzip im Zusammenhang mit Zeitmanagement folgender Merksatz ableiten: Werden die Prioritäten richtig verteilt, lassen sich mit 20 Prozent Arbeitsaufwand 80 Prozent der anfallenden Arbeiten erledigen. Anders ausgedrückt: Nach der Pareto-Regel erzielen Sie mit 20 Prozent Ihrer Zeit 80 Prozent der Ergebnisse. Insoweit lässt sich das Pareto-Prinzip auf das Zeitmanagement in der Selbstständigkeit, im Job, im Studium, in der Schule und auch im Privatleben übertragen. 
 
Das Pareto-Prinzip und die Bedeutung der Produktivität 
Dementsprechend halten Neurowissenschaftler und Arbeitspsychologen eine tägliche Arbeitszeit von bis zu zwölf Stunden für unproduktiv. Stattdessen wären kürzere Arbeitszeiten zwischen vier und sechs Stunden weitaus produktiver. Denn mit jeder Stunde, die über diese vier bis sechs Stunden hinausgeht, mindern sich die kognitiven Fähigkeiten und damit die Qualität der Arbeit. Nach Stunden höchster Konzentration wird das Gehirn müde, sodass die Arbeitsleistung und auch die Motivation sinken, sodass es vermehrt zu Fehlern kommt. Das ist ein wesentlicher Aspekt, den die Pareto-Regel berücksichtigt. 
 
Hinzu kommen persönliche Eigenschaften sowie die individuelle Arbeitsweise, die das Pareto-Prinzip untermauern. Dazu gehören beispielsweise Perfektionismus und der Hang, sich ablenken zu lassen, Prioritäten falsch zu setzen, sich auf Nebensächlichkeiten zu konzentrieren, sich mit Kleinigkeiten zu beschäftigen und das eigentliche Ziel aus den Augen zu verlieren. Dazu folgendes Beispiel: Wenn Sie an einem Referat, einem Vortrag, einer Rede oder an einer Präsentation arbeiten, wird die Produktivität in der ersten Stunde hoch sein, und Sie werden schon recht viel schaffen. In der zweiten Stunde werden Sie möglicherweise die Produktivität noch steigern. Mit jeder weiteren Stunde, die Sie in diese Arbeit investieren, werden Sie jedoch langsamer vorankommen und möglichweise nur noch geringe Verbesserungen vornehmen können. Tatsächlich werden Ihr Referat, Ihr Vortrag, Ihre Rede oder die Präsentation nicht wesentlich besser, auch wenn Sie das Zehnfache an Zeit investieren. 
 
Die praktische Anwendung des Pareto-Prinzips 
Geht es um die praktische Anwendung des Pareto-Prinzips, stellt sich die Frage, wie Sie diese Regel in Ihre Arbeit einfliessen lassen können. 
 
  1. Lösen Sie sich von Ihrem Perfektionismus. Hören Sie auf, ewig an Reden, Vorträgen, Präsentationen oder Referaten so lange zu feilen, bis Sie Ihrer Meinung nach perfekt sind. Das kostet wertvolle Zeit, die Sie an anderer Stelle einsetzen können. Das Ergebnis mag sehr gut sein, doch es rechtfertigt letztendlich den Arbeits- und Zeitaufwand nicht. 
  2. Analysieren Sie, welche Aufgaben wirklich wichtig und welche weniger wichtig sind. Setzen Sie die Prioritäten so, dass Sie den grösstmöglichen Erfolg erzielen und das Verhältnis zwischen Aufwand und Nutzen ausgewogen ist. 
  3. Aufgaben, die nicht zu Ihren Kernaufgaben gehören, sollten Sie auf Mitarbeiter delegieren oder outsourcen. Das gilt für alle Bereiche beziehungsweise Rahmenbedingungen, die Voraussetzung dafür sind, dass Sie Ihre eigentlichen Aufgaben wahrnehmen können. Beispiele sind Webseiten als Verkaufsplattform, die Buchhaltung als Grundlage für Ihre Liquidität und Rentabilitätsprüfung sowie für die Einrichtung, Wartung und Betreuung von technischem Equipment. 
  4. Setzen Sie in Bezug auf Ihre tägliche Arbeit Prioritäten. Manifestieren Sie die Bedeutung der wichtigsten Aufgaben, indem Sie diese zuerst erledigen und Arbeiten, die weniger Konzentration erfordern, nach hinten verlagern. 
Beim Pareto-Prinzip geht es weniger um die starre Einhaltung des Verhältnisses von 20 zu 80 Prozent. Vielmehr sollten Sie sich bewusst machen, dass der Schwerpunkt Ihrer Zeit auf Ihren Kernaufgaben liegen sollte. Die Erledigung der Kernaufgaben entscheidet über den erzielten Nutzen und auch über Ihren beruflichen Erfolg, was gleichermassen für Schule und Studium gilt.