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Erfolgreiche Mitarbeitergespräche führen: Planung und Verlauf

Veröffentlicht am 31.05.2021
Erfolgreiche Mitarbeitergespräche führen: Planung und Verlauf
Mindestens einmal im Jahr findet es statt: Das Mitarbeitergespräch, das auch Jahresgespräch oder Feedbackgespräch genannt wird. Für Vorgesetzte erfordern Mitarbeitergespräche eine intensive Vorbereitung, während Mitarbeiter oftmals in Sorge sind, mit Kritik konfrontiert zu werden. Insoweit sind diese Gespräche zwischen Führungskraft und Mitarbeiter nicht immer angenehm. Wie sie zu einem echten Mehrwert werden - informieren Sie sich hier! 
Was ein gutes Mitarbeitergespräch auszeichnet 
 
Um diese Frage beantworten zu können, geht es zunächst einmal darum zu klären, worum es in einem Mitarbeitergespräch geht und welche Ziele verfolgt werden. Der Inhalt ist auch abhängig davon, ob Mitarbeitergespräche Teil der Unternehmenskultur sind und deshalb mehrmals im Jahr stattfinden, oder ob es sich um das alljährliche Pflichtgespräch zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter handelt. Ziel eines Mitarbeitergesprächs ist, das Leistungs- und Persönlichkeitspotenzial der einzelnen Mitarbeiter zu betrachten und im Idealfall die Zusammenarbeit zu optimieren. 
 
Mögliche Anlässe und Ziele von Mitarbeitergesprächen:  
  • Eine neue Aufgabe delegieren 
  • Wichtige Informationen von Mitarbeitern einholen 
  • Klären von schwierigen Situationen zwischen Mitarbeitern oder im Verhältnis zwischen Führungskraft und Mitarbeiter 
  • Über die erbrachten Leistungen sprechen und mögliches Entwicklungspotenzial ausloten 
  • Ziele besprechen und vereinbaren  
Auf Chefseite ist es wichtig, sich über die Kenntnisse, die Einstellung und die Leistung von Mitarbeitern in einem Mitarbeitergespräch zu informieren. Umgekehrt bietet der Austausch zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter eine gute Chance, sich als Mitarbeiter zu positionieren, durch Kritik zu verbessern, Entwicklungspotenzial auszuloten und einen Karriereschritt einzuleiten. In einem Mitarbeitergespräch geht es also nicht um anstehende Probleme im Tagesgeschäft, sondern um einen intensiven Informationsaustausch, um das Abgleichen von Erwartungshaltungen, um das Ausloten von Zukunftsszenarien, um die Besprechung von Plänen, Ideen und Strategien sowie um Zielvereinbarungen. Mitarbeiter erhalten von ihrem Chef Rückmeldung zu ihrem aktuellen Stand im Job, und gleichzeitig können zukünftige Entwicklungen thematisiert und weitere Ziele vereinbart werden. Das funktioniert jedoch nur, wenn eine gute Vertrauensbasis vorhanden ist. 
 
Die wird meistens nicht durch ein einmal im Jahr geführtes Mitarbeitergespräch geschaffen. Deshalb sind Viertel-, Halbjahres- oder Jahresgespräche sinnvoller. Im Idealfall dienen Mitarbeitergespräche dazu, die Personalentwicklung sorgfältig und gezielt zu gestalten und weiter zu entwickeln. Insoweit lohnt es sich, den Blickwinkel zu verändern und Mitarbeitergespräche von allen Beteiligten als Chance und nicht als Last zu begreifen. Ausschlaggebend für erfolgreiche Mitarbeitergespräche sind deshalb eine gute Vorbereitung und Planung seitens des Vorgesetzten mit einer konkreten Zielsetzung. 
 
Die verschiedenen Phasen eines Mitarbeitergesprächs  
Wie ein Mitarbeitergespräch ablaufen kann, darüber informiert das nachfolgende Beispiel. Der Gesprächseinstieg funktioniert am besten mit Smalltalk - mit einigen Sätzen über das Wetter oder der Frage nach dem persönlichen Befinden. Danach folgen im Wesentlichen drei Phasen. 
 
1. Analyse des Aufgabenbereichs und Feedback  
Die aktuellen Arbeitsaufgaben werden analysiert und die bisherigen Erfolge besprochen. Die tatsächlich erreichten Ziele werden mit der vereinbarten Zielvereinbarung verglichen. Daraus resultiert die Arbeitszufriedenheit. Eventuelle Kritikpunkte sowie Entwicklungspotenzial werden analysiert und Verbesserungsmöglichkeiten diskutiert. 
 
2. Planung und neue Zielvereinbarung  
Gemeinsam werden mögliche Veränderungen sowie die damit zusammenhängenden Aufgaben geplant. Abschliessend werden die Ziele formuliert und eine neue Zielvereinbarung getroffen. 
 
3. Perspektiven und Entwicklungspotenzial  
Hier geht es beispielsweise um die Frage, welche Ziele der Mitarbeiter anstrebt, wo Führungskraft und Mitarbeiter Entwicklungspotenzial sehen. Dies geschieht auch unter Berücksichtigung der persönlichen Wünsche des Mitarbeiters und der möglichen Entwicklungsoptionen. Gegebenenfalls werden Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten erörtert und eine mögliche Förderplanung ausgelotet. 
 
Das Mitarbeitergespräch schliesst mit beiderseitigem Dank und Freude bezüglich der weiteren Zusammenarbeit. Optimal funktioniert das Gespräch nur dann, wenn beide Seiten gegenüber der jeweils anderen Seite offen und unvoreingenommen sind. Negative Gedanken und abwertende Urteile über den jeweils anderen hindern den Gesprächsfluss und fördern keine guten Ergebnisse zutage. 
 
Eine gute Vorbereitung als Garant für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch  
Als Führungskraft sollten Sie sich auf jeden einzelnen Mitarbeiter vorbereiten. Dazu gehört, dass Sie Einsicht nehmen in bereits vorhandene Protokolle von Mitarbeitergesprächen vergangener Jahre. Bei jedem einzelnen Mitarbeiter sollten Sie den Aufgabenbereich kennen und wissen, ob die vereinbarten Ziele erreicht wurden oder nicht, ob sich die Leistungen verbessert oder verschlechtert haben, und ob es Entwicklungspotenzial gibt. Das gilt nicht nur in Bezug auf die Arbeitsleistung, sondern auch bezüglich der Teamfähigkeit und der sozialen Kompetenz. Jedes Mitarbeitergespräch sollte protokolliert werden. Aus datenschutzrechtlichen Gründen dürfen Sie Mitarbeitergespräche nicht aufzeichnen oder gar heimlich mit einer digitalen Kamera filmen. Das verstösst gegen das in Art. 28 des schweizerischen Zivilgesetzbuches festgeschriebene Persönlichkeitsrecht. Empfehlenswert ist ausserdem, dass Sie als Führungskraft das ganze Jahr über die Einsätze und Leistungen der einzelnen Mitarbeiter schriftlich festhalten. Dabei geht es weniger um Kontrolle, sondern um eine Optimierung der Arbeitsprozesse und darum, dass Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter kennen und diese gezielt einsetzen.