Mit Zeitmanagement zum Erfolg

Mit 42 Stunden pro Woche liegt die Arbeitsdauer der in Vollzeit erwerbstätigen Schweizer über dem EU-Schnitt von 39 Stunden. Eine Erhebung aus 2017 ortet zwar eine Tendenz, dass der Termindruck für die abhängig Erwerbstätigen sinkt. Dennoch fühlen sich mehr als 60 Prozent überlastet und beklagen abnehmende Möglichkeiten der Einflussnahme auf ihre Aufgaben. Die Work-Life-Balance bleibt auf der Strecke - gutes Zeitmanagement wird zum Um und Auf.

Prioritäten setzen, Druck raus nehmen
Denn egal, ob die Belastung von Aussenstehenden nachvollziehbar ist. Und ganz gleich, ob sie auf eine Einschränkung der eigenen Handlungsfreiheit oder auf unklar definierte Aufgaben zurück geht: In der Tagesplanung dient zielgerichtetes Selbstmanagement der Burnout-Prophylaxe. Methodisches Agieren verhindert eine fatale „Aufschieberitis“ und das Setzen falscher Prioritäten. Einem gelungenen Tag im Büro steht so nichts mehr im Wege.

Bewertung nach Pflicht und Kür
Irgendwie kennt ja auch jeder das eine oder andere Planungsprinzip. Zur jeweiligen Umsetzung fehlt aber vermeintlich oft - was? Genau: die nötige Zeit. Dabei wäre es nicht so schwer, einfach gleich eine der folgenden Methoden zu testen:

1. Pareto-Prinzip. Nach Vilfredo Pareto benötigen wir für 80 Prozent der Aufgaben 20 Prozent der Arbeitszeit - für die restlichen 20 Prozent hingegen 80 Prozent. So ist z.B. eine Powerpoint-Präsentation, deren Inhalte vollständig sind, prinzipiell herzeigbar. Um sie „perfekt“ zu gestalten, verwenden wir viel Zeit für Formatierungen oder die Suche nach witzigen Bildern. Dabei wollen Vorgesetzte und Kunden primär informiert werden.
Eine dementsprechende Prioritäten-Setzung über alle Aufgaben hinweg mindert den Stress.

2. Eisenhower-Prinzip. Ob es tatsächlich vom früheren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower stammt, ist unklar. Aufgaben werden radikal in vier Kategorien eingeteilt:

• a. wichtig & dringend
• b. wichtig, aber nicht dringend
• c. unwichtig, aber dringend
• d. unwichtig & nicht dringend

Je nach Bewertung wird (a) sofort abgearbeitet, (b) terminlich neu geplant oder (c) nach Möglichkeit delegiert. Die größte Herausforderung wird sein, Aufgaben zu erkennen, die man gänzlich streichen kann (d).

3. ALPEN-Methode nach Lothar Seiwert. „Zeitmanagement-Guru“ Seiwert ist u.a. durch den „Simplify“-Ansatz zur Vereinfachung im Alltag bekannt. Unter ALPEN verstehen wir:

• Aufgaben und Termine listen: noch ohne bestimmte Reihung oder Bewertung
• Länge: Startzeit, Pausen und Ende (!) planen - dabei bitte realistisch bleiben
• Pufferzeiten kalkulieren: Unerwartete Störungen „fressen“ bis zu 40 Prozent der Zeit.
• Entscheiden: Trotz der genannten Punkte sind Aufgaben nach ihrer Priorität zu ordnen.
• Nachkontrolle sowohl einzelner Punkte als auch der Gesamtplanung erleichtern die künftige Planung.

All diese Ansätze verlangen Mut zur Entscheidung. Wer sich dieser Herausforderung stellt, dem winkt ein täglich wiederholbares Befreiungserlebnis.