Spesen im Aussendienst

Das Leben eines Handlungsreisenden mag nicht jedermanns Traum sein: Man schätzt es dann im Allgemeinen doch eher, Nachts im eigenen Bett zu ruhen und die Abende und Wochenenden im Kreis der Familie und mit Freunden zu verbringen. Dienstreisen, egal ob regelmäßig oder sporadisch, und Tätigkeiten abseits der Büroräumlichkeiten stellen allerdings für viele Dienstnehmerinnen und Dienstnehmer keine Besonderheit dar. Nicht immer ist den Betroffenen jedoch klar, welche Kosten sie bei diesen Gelegenheiten selbst zu tragen haben, und welche Spesen sie dem Arbeitgeber weiter verrechnen können.

Eindeutige Regeln
Dabei sind die Regeln für die Schweiz eigentlich ganz eindeutig: Ein erhöhter Aufwand für die persönliche Verköstigung und für Reisekosten sind den Mitarbeitenden selbstverständlich zu ersetzen. Die Argumentation, man hätte ja auch im üblichen Arbeitsumfeld Ausgaben für z.B. ein Mittagessen, zieht nicht: Im Aussendienst bzw. auf Dienstreise ist zumindest eine Pauschale fällig. Voraussetzung ist dabei stets die „Notwendigkeit“ der Ausgaben: Ein fünfgängiges Menü wird kaum zu argumentieren sein. Und wer am Montag vom Züricher Büro aus mit dem Privatauto eine dreitägige Dienstreise nach Basel antreten soll, wird für die frühere Abfahrt am Sonntagnachmittag und den Zwischenstopp bei den Verwandten in Baden kaum eine Kilometergeld-Entschädigung heraus holen können.

Taggeld und Wochenvergütungen
Im Gesetzestext ist übrigens nicht von Spesen die Rede, sondern von Auslagen. In Artikel 327a legt das Obligationenrecht (OR) fest: „Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen, bei Arbeit an auswärtigen Arbeitsorten auch die für den Unterhalt erforderlichen Aufwendungen.“ Dabei ist es möglich, bereits im Arbeitsvertrag „als Auslagenersatz eine feste Entschädigung“, namentlich „ein Taggeld oder eine pauschale Wochen- und Monatsvergütung“ zu vereinbaren. Durch diese müssen aber zwingend „alle notwendig entstehenden Auslagen gedeckt werden“. Selbst wenn zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart würde, dass Letzterer diese Auslagen ganz oder teilweise selbst zu tragen habe, wäre ein solcher Passus im Vertrag „nichtig“.

Angemessener Vorschuss
Artikel 327b regelt die Vergütung eines Privatautos, welches (dauerhaft) für betriebliche Zwecke eingesetzt wird: „Stellt der Arbeitnehmer im Einverständnis mit dem Arbeitgeber selbst ein Motorfahrzeug, so sind ihm die öffentlichen Abgaben für das Fahrzeug, die Prämien für die Haftpflichtversicherung und eine angemessene Entschädigung für die Abnützung des Fahrzeugs nach Massgabe des Gebrauchs für die Arbeit zu vergüten.“

Zur Fälligkeit heisst es überdies, dass „der Auslagenersatz“ jeweils zusammen mit dem nächsten Lohn zu erfolgen habe - es sei denn, dass eine noch kürzere Frist verabredet oder üblich wäre. Im Falle regelmässig zu tätigender Auslagen derselben Art steht dem Arbeitnehmer sogar „ein angemessener Vorschuss in bestimmten Zeitabständen, mindestens aber jeden Monat“ zu.