Besser kommunizieren - mit dem E-Mail Knigge
Veröffentlicht am 15.11.2021
Keine Anrede, manchmal ein Betreff, der nicht aussagekräftig ist, und eine Grussformel im Stenostil, ganz zu schweigen von Rechtschreibung und Zeichensetzung - das sind die charakteristischen Merkmale von E-Mails in diesen Tagen. Tatsächlich transportieren Online-Nachrichten auch das Firmenimage und das des jeweiligen Mitarbeiters oder Absenders. Vor diesem Hintergrund sollten E-Mails fehlerfrei und unter Beachtung bestimmter Formalien versendet werden. Wie das funktioniert, erfahren Sie in unserem E-Mail Knigge.
Grundregeln für das Verfassen von E-Mails
Geschäftliche E-Mails sind nützliche Helfer, um kurz und knapp Informationen zu transferieren, um sich terminlich abzustimmen oder über Sachverhalte auszutauschen. Sie sind darüber hinaus auch zum Beweis geeignet, wenn sie beispielsweise Ergebnisse von Telefonaten, Konferenzen oder Meetings dokumentieren und allen Beteiligten zugeschickt werden.
Umgekehrt kann es passieren, dass gerade E-Mails für Unmut und Unstimmigkeiten sorgen. Ein paar Tippfehler hier, ein paar unsaubere Formulierungen dort, fehlender Stil, eine missverständliche Ausdrucksweise oder eine impulsive Reaktion können dazu führen, dass wichtige Verhandlungen platzen, ein Kunde abspringt oder ein negatives Licht auf den Verfasser beziehungsweise das Unternehmen fällt - mit unabsehbaren Konsequenzen. Das bedeutet, dass Sie E-Mails nicht einfach so abfassen sollten. Stattdessen sollten Sie dieselbe Sorgfalt walten lassen wie bei anderen wichtigen Schriftstücken auch.
10 Tipps für das Verfassen geschäftlicher E-Mails
Die nachfolgenden Tipps werden Ihnen helfen, E-Mails zu verfassen, die die Formalien einhalten und inhaltlich den richtigen Ton treffen, sodass sie auch gelesen werden.
1. Fassen Sie sich kurz und halten Sie es mit Winston Churchill, der die Meinung vertrat, dass alles, was mehr Text als vier bis sechs Zeilen umfasst, nicht genügend durchdacht ist. "In der Kürze liegt die Würze" gilt auch vor dem Hintergrund, dass die meisten Arbeitnehmer und Führungskräfte tagtäglich in einer Flut von E-Mails ertrinken und kaum die Chance haben, alle sorgfältig zu lesen.
2. Kurz und klar muss auch der Betreff formuliert werden, sodass der Adressat sofort erkennen kann, um was es sich handelt, und was von ihm gewünscht wird. Formulieren Sie klar und unmissverständlich. Verzichten Sie auf Fremdwörter, oberbordendes Fachchinesisch, Denglisch-Wortschöpfungen und auf Abkürzungen. Kommen Sie schnell auf den Punkt, und benennen Sie den Zweck der Nachricht, beispielsweise zur Kenntnisnahme oder mit Bitte um Antwort.
3. Bleiben Sie stets höflich und sachlich. Schliesslich fertigen Sie mit einer E-Mail ein Schriftstück an, das Beweischarakter haben kann. Grundvoraussetzung sind ohnehin eine höfliche, persönliche Anrede sowie eine freundliche Verabschiedung.
4. Verzichten Sie in geschäftlichen E-Mails auf die Verwendung von Emoticons. Sie sind nicht nur überflüssig, sondern wirken auch unprofessionell.
5. Gleiches gilt für Ironie, die in Schriftform sehr viel schwieriger zu entschlüsseln ist als im Rahmen verbaler Kommunikation. Ohnehin gehört Ironie allenfalls in die Tee- oder Kaffeeküche und hat in Business-Mails nichts verloren.
6. Gehen Sie sparsam mit Links um, die vom eigentlichen Inhalt der E-Mail ablenken. Es ist ratsam, den Link an das Ende der E-Mail zu setzen, sodass der Adressat die Nachricht bereits gelesen hat.
7. Verzichten Sie auf Anhänge und versuchen Sie stattdessen, alle wichtigen Informationen, die unbedingt gelesen werden sollten, in den E-Mail Text zu packen. Lässt sich ein Anhang nicht umgehen, sollte er fünf Megabyte nicht übersteigen, um den Posteingang des Empfängers nicht zu überfordern.
8. Die meisten E-Mail Programme verfügen über eine Rechtschreibprüfung, sodass Sie Rechtschreib- und Zeichenfehler vor dem Versand korrigieren können. Sie sind nur dann sinnvoll, wenn sie wichtige Informationen enthalten oder dem besseren Verständnis dienen.
9. Achten Sie auf gesetzliche Formvorschriften. Bei geschäftlichen E-Mails müssen im Adressfeld die Rechtsform und der Sitz des Unternehmens, das Registergericht, die Handelsregisternummer sowie Vor- und Nachnamen des Geschäftsführers oder mehrerer Geschäftsführer genannt werden. Solche Pflichtangaben werden direkt in der Signatur gespeichert, denn lückenhafte oder fehlende Angaben können abgemahnt werden.
10. Der grösste Vorteil der elektronischen Post ist die Geschwindigkeit, mit der sie übermittelt wird. Dementsprechend schnell sollte auch die Reaktionsgeschwindigkeit sein. Als Faustregel gelten 24 Stunden, innerhalb denen Sie den Empfang der E-Mail bestätigt haben sollten beziehungsweise mitteilen, bis wann Sie sie bearbeiten werden.