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Abwesenheitsnotiz - darum ist sie im Berufsalltag unverzichtbar

Veröffentlicht am 06.12.2021
Abwesenheitsnotiz - darum ist sie im Berufsalltag unverzichtbar
Es ist soweit: Der langersehnte Urlaub mit der Familie in Spanien steht an, es geht zu dem von langer Hand vorbereiteten Aktiv-Urlaub mit der Clique, vielleicht ist auch die Elternzeit angesagt oder Sie sind Teilnehmer an einer wichtigen Konferenz im Ausland - in dieser Zeit glänzen Mitarbeitende naturgemäss durch Abwesenheit im Büro.
Das sind zwar völlig normale und legitime Vorgänge, aber dennoch können aus einer solchen temporären Abwesenheit berufliche Probleme entstehen. Das passiert in der regel genau dann, wenn Geschäftspartner nach einer Nachfrage zu einem dringenden Sachverhalt vergeblich auf eine Antwort-E-Mail warten. Mit einer elegant formulierten Abwesenheitsnotiz können Sie Probleme dieser Art umgehen.

So sollte eine mehrwertige Abwesenheitsnotiz strukturiert sein
Formuliert wird die Abwesenheitsnotiz in Form einer automatischen Kurz-Antwort in E-Mails. Die meisten E-Mail-Anwendungen bieten Möglichkeiten, eine solche Automatik-Funktion zu aktivieren. Nutzen Sie diese, erhält jeder eine Abwesenheitsnachricht, haben, der Ihnen eine E-Mail schreibt. Auf diese Weise können Sie neben den Kollegen auch Kunden, Geschäftspartner oder andere Ansprechpartner darüber informieren, dass Sie aktuell nicht vor Ort sind und Anfragen nicht beantworten sowie Anliegen nicht persönlich klären können.

Grundsätzlich gilt dabei: Formulieren Sie Ihre Abwesenheitsnotiz so kurz wie möglich, immer sachlich und mit allen nötigen Informationen versehen. Dabei sollten Sie an folgende Struktur halten:

1. Formulieren Sie einen aussagekräftigen Betreff.

2. Anrede und Dank sollten zwingend enthalten sein.

3. Geben Sie den korrekten Abwesenheitszeitraum an.

4. Teilen Sie in der Abwesenheitsnotiz mit, was genau mit den eingehenden Mails passiert. Werden diese erst nach Ihrer Rückkehr bearbeitet oder ist eine Weiterleitung beispielsweise zu Ihrer Urlaubsvertretung gewährleistet?

5. Nennen Sie einen Ansprechpartner in dringenden Fällen.

6. Am Ende des Textes platzieren Sie den Abschluss sowie den Gruß.

Auch hier gilt: Der Ton macht die Musik
Es kommt dabei in allen Bereichen auf den richtigen Ton an. Vermeiden Sie vor allem flapsige Nachrichten. Das wirkt unseriös. Eine kleine humoristische Note kann durchaus in Ordnung sein. Wichtig ist, dass sich der jeweilige E-Mail-Empfänger ernst genommen fühlt. Daher ist es oftmals eine schmale Gratwanderung, wenn Sie humorvolle Passagen einbauen. Hier sollten Sie stets die gängigen Etikette der jeweiligen Branche beachten. So besitzen zum Beispiel ein Designer oder ein Künstler mehr Freiheiten als Mitarbeitende einer Bank oder eines Unternehmensberaters.